Assistant.e de gestion administratif.ve et comptable

Secteur

Musée

Description de l'entreprise/de l'organisme

Le Musée de Montmartre a été créé en 1960 dans la bâtisse la plus ancienne de la Butte, construite au XVIIe siècle : la maison du Bel Air. Ce musée abrite une collection unique avec plus de 100.000 documents et 6.000 œuvres, notamment de peintures, affiches et dessins signés Toulouse-Lautrec, Modigliani, Kupka, Steinlen, Valadon, Utrillo.

Le Musée revient sur l’histoire de la Butte, l’effervescence artistique de ses ateliers, du Bateau-Lavoir à l’atelier Cortot, et l’ambiance de ses célèbres cabarets, du Lapin Agile au Moulin Rouge. Lieu de rencontres et de résidence, le 12 rue Cortot attira de nombreux artistes. Auguste Renoir y eut son atelier tout comme Suzanne Valadon, Émile Bernard et les fauves Émile-Othon Friesz et Raoul Dufy.

Description du poste

Sous la responsabilité de la responsable de l’administration et des publics du musée, et en collaboration avec l’ensemble de l’équipe, le/la assistant(e) de gestion administrative participe à la gestion administrative et comptable du musée. Ses missions principales sont les suivantes :

Facturation et comptabilité
• Suivi de la facturation : saisie des factures fournisseurs et prestataires, transmissions hebdomadaires au service comptabilité (externalisé) par l’interface de dématérialisation (scan des pièces, dépôt des pièces, rapprochement avec les devis, bon de commande…), soutien à la mise en place de la facturation électronique, etc.
• Soutien à la gestion des relations fournisseurs : suivi des contrats, demandes de devis…
• Soutien à l’établissement et à la mise à jour des suivis budgétaires (tableaux d’investissements notamment)

Gestion administrative
• Soutien à la gestion de certaines activités, notamment des réservations groupes (établissement des devis, pointage des encaissements, rapprochements bancaires, suivi des statistiques de fréquentation en lien avec la responsable des publics)
• Soutien à la préparation des dossiers de subventions et conventions
• Participer à des missions ou actions particulières ponctuelles (courses, réunions, etc.)

Secrétariat et accueil
• Gestion des appels téléphonique
• Aide au classement des dossiers papiers et archivages, à la commande de fournitures administratives, mise en place des procédures de suivi si nécessaire, etc.

Description du profil recherché

- Être titulaire, au minimum, d’un bac+3 ou supérieur en comptabilité et gestion administrative
- Idéalement première expérience sur un poste similaire
- Capacité d'adaptation et travail efficace en équipe
- Sens de l’organisation, rigueur, autonomie et respect de la confidentialité
- Maîtrise des outils bureautiques
- Maîtrise de logiciel de comptabilité
- Bonnes capacités de communication et de relationnel
- Connaissance de Vivaticket serait un plus