Chargé de production évènementiel H/F

À propos de nous ARMONIA est le leader de l'harmonie dans les environnements de travail. Avec une offre couvrant plus de 40 métiers de services, nous répondons aux besoins spécifiques de nos clients et de leurs visiteurs, dans des domaines aussi variés que l'Accueil, l'Event & Retail, les services de maintenance multi-technique, la Sécurité, les Solutions RH... ARMONIA a réalisé en 2024 un chiffre d'affaires de plus de 400 millions d'Euros et rassemble près de 11 000 collaborateurs. ARMONIA est une division du groupe familial français SOFINORD qui depuis plus de 50 ans vise l'excellence du service. Rejoindre ARMONIA, c'est intégrer une entreprise résolument tournée vers la satisfaction de ses clients. Mission Le Chargé de Production recrute et assure le suivi du personnel événementiel pour garantir des prestations de qualité. Il coordonne les équipes, gère l'administratif et maintient la relation client sous supervision du référent production ou du chef de projet. Gestion et booking du personnel évènementiel

• Identifier, sélectionner et affecter les hôtes et hôtesses en adéquation avec les exigences des cahiers des charges clients (profil, compétences, disponibilité, présentation)
• Constituer et planifier les équipes en optimisant les ressources disponibles
• Préparer les briefings avant chaque mission afin de transmettre les consignes, objectifs et les attentes client
• Veiller à ce que les équipes disposent de l'ensemble des informations et outils nécessaires à la bonne réalisation de leur prestation
• Assurer le suivi des collaborateurs tout au long de leur mission et les accompagner en cas de difficultés

Coordination et supervision des prestations

• Organiser la mise en place opérationnelle des prestations et s'assurer du respect des plannings dėfinis
• Contrôler les prises de poste et veiller à la conformité des prestations avec les engagements contractuels
• Collaborer étroitement avec les chefs d'équipe, encadrants terrain et autres intervenants afin de garantir la qualité de service
• Effectuer des visites régulières sur les événements pour superviser les équipes, anticiper dysfonctionnements et apporter des solutions adaptées les
• Analyser les retours d'expérience et proposer des actions d'amélioration continue visant à optimiser l'organisation et la performance des prestations

Gestion client et planification

• Assurer une relation de proximité avec les clients en garantissant un suivi régulier et personnalisé des prestations
• Comprendre les besoins des clients et veiller à leur satisfaction tout au long de la mission
• Gérer les ajustements de dernière minute, les remplacements et les imprévus
• Veiller au respect des cahiers des charges, des procédures internes et des standards de qualité de l'entreprise
• Recueillir et analyser les retours clients afin d'identifier les axes d'amélioration

Gestion administrative et astreintes

• Établir et assurer le suivi administratif des contrats de travail, avenants et documents des salariés
• Contrôler les relevés d'heures, vérifier leur conformité et transmettre les éléments à la paie
• Mettre à jour les outils de gestion et les tableaux de suivi relatifs aux prestations et aux collaborateurs
• Participer au suivi administratif des dossiers clients et des prestations réalisées
• Assurer des permanences d'astreinte en soirée, les week-ends ou les jours fériés selon les besoins de l'activité

Profil

• Capacité à utiliser efficacement les outils de planification et gestion du personnel
• Capacité à gérer simultanément plusieurs missions avec rigueur et organisation
• Capacité à maitriser les outils bureautiques (Excel, Word...)
• Capacité à assurer un service client de qualité et à développer des relations professionnelles

Disponibilité du lundi au dimanche, pour assurer les prestations du week-end.