Gestionnaire au bureau du 3ème cycle H/F

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web :

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• Poste lié au calendrier universitaire des étudiants et aux contraintes des périodes « hautes » : candidature des étudiants, campagnes d’inscriptions administratives et pédagogiques, périodes d’examens nationaux. Ces évènements spécifiques peuvent nécessiter une amplitude horaire de 7 heures 30 à 19 heures. Ces heures supplémentaires sont récupérées dès que l'activité le permet.
• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique.
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Ouverte en 1980, la Faculté de médecine de l’Université Paris-Saclay est l’une des 6 facultés de médecine d’Île-de-France. Elle forme des étudiants·es au métier de médecin, puis les accompagne tout au long de leur parcours professionnel et contribue par la recherche, étroitement liée à la pédagogie et aux soins, à l’avancée sur la connaissance au service des patients·es.

Missions principales de l'agent·e :

Placé·e sous l'autorité de la cheffe de service de la scolarité et de la vie étudiante, la/le Gestionnaire du bureau du 3 ème cycle aura les missions principales suivantes :

• Travaille en étroite collaboration avec les coordonnateurs locaux des Diplômes d’Études Spécialisées et également le Département de Médecine générale.
• Organisation des inscriptions administratives et pédagogiques et suivi des inscriptions (APOGEE), et de l'ensemble des parcours étudiants en DES.
• Suivi de l'évolution de la réglementation et en assurer la mise en place (l'offre de formation et de l'évolution des maquettes des DES).
• Mise à jour de la plateforme de ressources pédagogiques (avec le Coordonnateur des outils numériques du SEVE)
• Rédaction de courriers, réponses et participation aux enquêtes statistiques, pédagogiques...
• Assurer le rôle d'interface entre les internes et les instances (ARS, bureau des Internes) les Coordonnateurs et les autres facultés de médecine.
• Gestion complète d'un DES dont le coordonnateur est issu de la faculté de médecine Paris-Saclay.

Type de contrat : CDD 1 an

Connaissance, savoir :

• Connaître les textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la scolarité et plus particulièrement ceux relatifs aux masters et aux doctorants.
• Suivre les évolutions réglementaires dans le domaine de la scolarité
• Connaître le fonctionnement des établissements de l'enseignement supérieur, et notamment les facultés de médecine au sein des universités
• Maîtriser les techniques de rédaction administrative
• Langue anglaise : B1

Savoir-faire :

• Identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
• Autonomie et sens des initiatives, capacité à appréhender les enjeux des dossiers et des affaires traitées.
• Capacité à travailler en équipe
• Savoir travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes ou externes
• Savoir utiliser un ou plusieurs logiciels spécifiques du domaine financier (Apogée, Sides...), ainsi que les logiciels de bureautique courants (traitement de texte, tableur)
• Savoir rendre compte
• Être force de proposition
• Savoir appliquer les dispositions réglementaires

Savoir-être :

• Identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
• Capacité à développer une vision stratégique
• Confidentialité et discrétion
• Autonomie, rigueur et sens de l'organisation
• Réactivité
• Travail en équipe
• Sens relationnel