Assistant de direction (F/H)

Assistant de direction (F/H) req10245 Vos missions principales : Assurer l'assistanat du site de la Direction régionale Accueillir, orienter et informer les visiteurs en présentiel comme au téléphone Traiter, trier et distribuer les courriers, colis, recommandés entrants et sortants Organiser et superviser la logistique des locaux (réservations de salles, suivi des interventions techniques ou de maintenance) Être le point de contact privilégié pour l'ensemble des membres de la Direction régionale et des établissements Appuyer l'attachée de direction dans l'assistance au CODIR Participer à l'organisation matérielle et administrative des réunions du Comité de Direction (CODIR) : réservation des salles, préparation des supports, coordination logistique le jour J Assurer la gestion et le suivi des agendas : planification des réunions, synchronisation des disponibilités des membres, anticipation des échéances Prendre en charge la gestion administrative des notes de frais : collecte et vérification des justificatifs, transmission aux services concernés et suivi du traitement Gérer les stocks et le matériel de la Direction régionale Assurer le suivi administratif et opérationnel du parc automobile (attribution, suivi des entretiens, gestion des sinistres, renouvellements) Gérer la flotte de téléphonie mobile et le parc informatique (commandes, affectations, suivi des pannes, retours de matériel) Piloter les achats de fournitures et de petits équipements : recueil des besoins, établissement des devis, passation des commandes, suivi des livraisons, gestion des stocks et inventaires Assumer la fonction de référent(e) achats pour le site Réceptionner et analyser les demandes d'achat Veiller au respect des procédures internes et à la conformité avec la politique d'achats (validation des budgets, choix des fournisseurs référencés, suivi des engagements) Assurer la traçabilité des commandes (bons de commande, factures, justificatifs) Appuyer l'attachée de direction en tant que relai comptable de proximité Assurer la préparation et le suivi des virements bancaires Gérer les cartes Anytime de la Direction régionale Veiller à la conformité des opérations avec les règles comptables et les politiques internes, en garantissant la traçabilité et la fiabilité des données Apporter un appui logistique lors des événements régionaux et temps forts de la Direction régionale Organiser la logistique des réunions, séminaires et événements : réservation des salles, gestion des repas, hébergements, déplacements Informer les participants, gérer les inscriptions, établir et tenir à jour les listes de présence Préparer les supports logistiques et administratifs, assurer la coordination le jour J et veiller au bon déroulement des événements Assurer le rôle de secrétaire suppléant(e) de la Cellule de crise Convoquer les membres de la cellule, participer aux réunions, assurer la prise de notes, rédiger et diffuser les comptes rendus S'assurer du bon suivi du dossier de crise jusqu'à ce qu'il soit clôturé (mise à jour des documents, ajout d'éléments) Structurer et assurer le suivi des référentiels de la Direction régionale Mettre à jour et diffuser le calendrier des congés, des astreintes et des permanences Tenir à jour l'organigramme, l'annuaire régional et les listes de diffusion (création, modification) Garantir la fiabilité et la confidentialité des données administratives et veiller à leur accessibilité pour les équipes concernées Profil: Le profil que nous recherchons De formation Bac +2 / Bac + 3 en gestion, administration ou assistanat de direction (ou équivalent), vous justifiez d'une première expérience réussie et souhaitez rejoindre un acteur engagé de l'économie sociale et solidaire. Vous avez une capacité à porter les valeurs d'Apprentis d'Auteuil et à contribuer à la qualité du service rendu. Vous êtes doté(e) d'excellentes capacités organisationnelles et relationnelles et faites preuve de rigueur, de discrétion et d'un sens aigu du service. Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs (suite Office, Outlook, Excel, Teams…) et êtes à l'aise avec la gestion de données administratives et logistiques. Vous savez gérer les priorités, travailler en transversalité et coordonner plusieurs missions simultanément. Conditions Prise de poste : Dès que possible Type de contrat : CDI Statut / horaires : Employé / 36.5h par semaine Lieu : 75019 Paris Rémunération : 24000€ à 26000€ brut/an Avantages 9 JRTT / an Accord entreprise télétravail jusqu'à 2 jrs/semaine après période d'essai Tickets Restaurant (Valeur faciale 8,50€ dont 60 % pris en charge par l'employeur) Mutuelle prise en charge à 60% par l'employeur Apprentis d'Auteuil Notre Fondation Apprentis d'Auteuil agit pour les jeunes et les familles en difficulté depuis 160 ans. Fondation catholique reconnue d'utilité publique, ses équipes développent en France et en Outre-Mer des programmes d'accueil, d'éducation, de formation et d'insertion auprès de 40 000 jeunes pour leur permettre de s'insérer dans la société en hommes et femmes libres et responsables. Elle accompagne également 8000 parents dans leur rôle. La région Nord-Est Le Nord-Est est composé de 3 régions : les Hauts-de-France, le Grand Est et la Bourgogne-Franche Comté. 850 collaborateurs y accompagnent 4000 jeunes et familles, au sein de 77 établissements et dispositifs : crèches, écoles, collèges, centres de formation professionnelle, maison d'enfants à caractère social... Contexte et environnement Dans le cadre d'une création de poste, nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction pour venir soutenir l'Attachée de direction à laquelle il/elle sera rattaché(e). Le poste, basé à Paris (19ème), s'inscrit au cœur de la Direction Régionale Nord-Est, en interaction quotidienne avec les membres de la DR et les établissements du périmètre. Paris Bac +3 Expérimenté (2 à 5 ans) CDI Agent d'administration