Secrétaire-Assistant.e

Reconnue d’utilité publique en 1992, la Fondation (ex-Fondation Abbé Pierre) agit pour que les plus défavorisés trouvent à se loger dignement et durablement. Ses missions sont le soutien aux opérateurs associatifs agissant contre le mal logement, l'expertise des politiques publiques de l'habitat et de la lutte contre les exclusions. Elle interpelle les pouvoirs publics et propose des partenariats d'action en faveur des mal logé.e.s.

Chaque année, la Fondation finance plus de 800 projets, elle accueille 560 000 personnes sans abri dans ses Boutiques Solidarité et Pensions de famille, elle finance des logements très sociaux, réhabilite des habitats précaires, accompagne au quotidien plus de 13 600 familles mal logées.

La Fondation recrute en contrat à durée déterminée pour 6 mois :

un.e secrétaire-assistante pour sa Direction de l'Animation Territoriale (DAT).

Cette direction anime et coordonne 15 établissements répartis sur l'ensemble du territoire national : les agences régionales de la Fondation et leurs actions propres.

Rattaché.e à la Directrice de l’Animation Territoriale et son adjoint, le/la titulaire du poste aura les missions suivantes :

1/Assurer l’assistance de la Direction

• Préparation des ordres du jour, notes et relevés de décisions relatifs aux réunions de service et divers comités
• Préparation logistique des réunions et rencontres au siège avec les équipes régionales, production des comptes rendus
• Relecture et mise en forme de notes et livrables divers produits par la DAT
• Mise en place d’un outil partagé DAT et agences (documents de travail, productions écrites, études régionales…), et réorganisation du répertoire de fichiers communs (DAT et Inter-Régions)
• Suivi des tableaux d’activités et support à l’élaboration des Rapports activités
• Gestion du soutien à l’action via l’outil de gestion des contribution financières (requêtes, consommation budgétaire, etc..)

2/Assurer le lien avec les autres directions, notamment les Missions Sociales, la Communication, les Etudes et la Direction Administrative et Financière (DAF)

• Transmission des informations liées aux évènements organisés et informations collectées en région
• Suivi du planning lié au rapport sur le mal logement : Retro planning des présentations, tableau suivi inter-directions (DAT/ Etudes/Com…)
• Suivi du budget de la Direction
• Préparation des bons de commandes et suivi des factures en lien avec la comptabilité
• Suivi consolidé de l’engagement des enveloppes de soutien à l’action en région (en lien avec la Direction des Missions sociales) et des enveloppes aides de détresse (ADD).

Profil recherché :

De formation secrétaire/assistant.e (diplômé.e BTS Assistant.e manager ou Assistant.e de gestion ou BUT Gestion des entreprises et administrations++), vous disposez d’une expérience de 3 à 5 ans minimum dans un poste similaire en autonomie au sein d’une entreprise, d’une fondation ou d’une association.

Efficace, organisé.e et rigoureux.e, vous savez travailler avec méthode et faites preuve de fiabilité et appréciez la polyvalence.

Vous disposez d’une aisance rédactionnelle et relationnelle.

Agile avec les nouvelles techniques d'information et de communication, vous maîtrisez parfaitement le pack office (EXCEL et TCD), ainsi que divers outils de messagerie (outlook et teams) et savez vous adapter aisément à de nouveaux outils de gestion de bases de données. La maîtrise d'outils collaboratifs serait un plus (Planner, etc...).

Discrétion, écoute, sens du service sont des qualités indispensables pour réussir à ce poste.

Poste à temps complet et basé au siège (19 e arrondissement de Paris), de statut agent de maîtrise, avec des déplacements ponctuels sur tout le territoire.

Rémunération selon profil + prime de vacances + RTT + Télétravail possible sur 2 jours maximum + tickets restaurant + Remboursement transport à 100%/forfait mobilité durable, Mutuelle offrant un bon niveau de garanties (75% à la charge de l’employeur)