Responsable technique maintenance et prévention des risques

Institut de France

Paris 6e

Secteur

Publique

Description de l'entreprise/de l'organisme

À PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE
Créé en 1795, l’Institut de France a pour mission de proposer aux cinq académies qui y travaillent (Académie française, Académie des inscriptions et belles-lettres, Académie des sciences, Académie des beaux-arts, Académie des sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour remplir leur mission de perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions (plus de 23 millions d’euros sont distribués chaque année par le biais de ses fondations abritées). Placé sous la protection du président de la République, il est également le gardien d'un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques dont la bibliothèque Mazarine, ou encore de nombreuses demeures et collections qui lui ont été léguées depuis la fin du XIXe siècle. Parmi elles se trouvent le château de Chantilly, le domaine de Chaalis, le musée Jacquemart-André, le château de Langeais, le manoir de Kerazan ou encore la villa Kérylos. Outre les membres de l’Institut qui se rendent au Palais pour leur séance hebdomadaire, l’Institut de France et les cinq académies reçoivent tout au long de l’année, au cours des événements qu’ils organisent ou accueillent, de nombreuses personnalités françaises ou étrangères comme le président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’État et personnalités étrangères.

À PROPOS DE L’ORGANISATION DES SERVICES
L’Institut et les cinq académies comptent 550 collaborateurs. L’Institut de France au sens strict en compte environ 350, répartis en différents ensembles (services centraux, bibliothèques, monuments).
Les services centraux de l’Institut s’appuient sur 130 personnes (hors fondations et bibliothèques) qui assurent le fonctionnement du palais de l’Institut (ensemble architectural du 17 au 25 quai Conti, ainsi que le 1 rue de Seine), siège de l’Institut et des cinq académies.
les services de l’Institut organisent également les événements et portent les actions dont l’Institut est responsable (librairie, conférences, visites, podcasts, France-Mémoire). Ils assurent la gestion des fondations de l’Institut et la tutelle des monuments que possède l’Institut. Ils assurent un appui constant dans la gestion des bibliothèques de l’Institut.

Pour cela, ils reposent sur des « fonctions support » : chancellerie, affaires juridiques et archives, ressources humaines, systèmes d’information, intérieur (affaires générales, sécurité, audiovisuel et intendance), services financiers et agence comptable.

Ils reposent aussi sur des « services métiers » : conservation et travaux, monuments et fondations, service aux publics, communication, valorisation du patrimoine et bibliothèques.

L’ensemble des services assurent le bon fonctionnement général du Palais (ensemble architectural du 17 au 25 quai Conti, ainsi que le 1 rue de Seine) où cohabitent l’Institut et les 5 académies.

CONTEXTE
L’Institut de France est doté d’un patrimoine monumental et immobilier exceptionnel. Onze sites relèvent de fondations abritées à l’Institut de France. Par le biais des fondations que l’Institut de France abrite, créées dans le cadre de dons et legs reçus depuis la fin du XIXe siècle du fait de la volonté de fondateurs souhaitant assurer la pérennité de leur patrimoine et l’ouverture de leurs biens et collections au public, l’Institut de France est propriétaire de sites de renommées et envergures différentes, disposant d’un patrimoine immobilier, ainsi que d’œuvres d’art ou de collections muséales à valoriser. Depuis les années 1990, différents modes de gestion ont été déployés dans ces sites aujourd’hui gérés pour certains dans le cadre d’un contrat de concession (musée Jacquemart-André à Paris, château de Langeais et Villa Kérylos) ou bien de manière directe par l’Institut dont les différents services collaborent avec les administrateurs et conservateurs de sites et leurs équipes. Dans tous les cas, l’Institut conserve la gouvernance et la gestion administrative de la fondation et les charges d’entretien du monument et des collections relevant du propriétaire.

Les fondations-musées de l’Institut de France
En gestion directe :
Fondation d’Aumale : château de Chantilly (Oise),
Fondation Jacquemart-André : domaine de Chaalis (Oise),
Fondation Joseph-Georges Astor : manoir de Kerazan (Finistère),
Fondation Dosne-Thiers : Hôtel Dosne-Thiers à Paris,
Fondation Simone et Cino Del Duca (Hôtel Pereire) à Paris,
Fondation Edmond de Rothschild : Maison de l’Institut de France à Londres,
Fondation Marquise de Narros : Villa La Colombière.

En gestion déléguée :
Fondation Jacquemart-André : musée Jacquemart-André à Paris
Fondation Jacques Siegfried : château de Langeais (Indre-et-Loire),
Fondation Théodore Reinach : villa Kérylos (Alpes-Maritimes).
À PROPOS DU SERVICE

Le service Monuments et Collections s’appuie sur un chef de service, 1 adjointe également conservatrice des collections et 8 agents à temps plein pour piloter l’ensemble des études, travaux, chantiers des collections et suivi du patrimoine immobilier et mobilier de l’Institut de France (Palais du quai de Conti et fondations abritées, hors domaine de Chantilly).

Pôle Travaux : Un responsable technique (prévention des risques et référent DUERP, travaux et maintenance), deux agents techniques (électricité et travaux généraux du Palais), deux chargées de conservation et restauration du patrimoine immobilier, une adjointe administrative et financière aux chargées de conservation et aux collections et une chargée de mission.

Pôle Conservation des collections : Une conservatrice des collections et une assistante de conservation.

Le service Conservation et travaux est notamment chargé des missions suivantes :
 Assurer la conservation des collections de l’Institut de France (hors Château de Chantilly, bibliothèques et musée Jacquemart-André), notamment au travers d’actions de conservation, de régie, de restaurations et de création et de mises à jour de bases de données ou d’inventaires, pilotés par la conservatrice des collections ;

 Assurer la conservation de l’ensemble du patrimoine immobilier (essentiellement classé ou inscrit au titre des monuments historiques mais également non protégé) de l’Institut de France et de ses fondations-musées, hors domaine de Chantilly ;

 Suivi des travaux et des maintenances au Palais de l’Institut de France et des fondations abritées ;

 Assurer la maîtrise d’ouvrage et parfois la maîtrise d’œuvre des travaux :
 Programmation : Définition des besoins selon l’état sanitaire des biens, conformément à la réglementation en vigueur et à la stratégie de la gouvernance ; choix de la procédure ; mise en concurrence pour la maîtrise d’œuvre des travaux ; analyse des candidatures et des offres ; négociation ; lancement et suivi des opérations de travaux. Ce travail est mené en collaboration avec le service des affaires juridiques et des archives (pôle de la commande publique) ;

 Suivi financier : Préparation des budgets ; plans de financement des opérations de restauration et de conservation ; Demande de subventionnements auprès des DRAC ; Suivi et vérification des factures ;

 Suivi administratif et technique : Maîtrise d’ouvrage et d’œuvre des opérations, rédaction des documents contractuels (marchés publics, concessions de gestion, etc.) ;

 Accompagnement des contrats et marchés : Mise en place des marchés publics ; suivi de ces marchés (avenants, etc.) et de leurs contentieux administratifs. Ce travail est mené en collaboration avec le service des affaires juridiques et des archives (pôle de la commande publique) ;

 Soutien administratif et technique à la gestion des sites : Préparation et participation à l’ensemble des conseils d’administration des fondations abritées ; préparation de la passation et suivi des contrats de concession ; soutien technique et administratif à la tenue des commissions de sécurité sur les sites ; etc.

 Conseil aux 6 entités présentes quai de Conti (Institut de France et 5 académies) sur des dossiers techniques particuliers liés à la conservation du patrimoine (immobilier et mobilier), dans le cadre notamment des commissions dédiées.

Autres services concernés par le patrimoine immobilier et la conservation des collections :

- Pour son patrimoine privé (immeubles de rapport), la gestion administrative est assurée par les administrateurs de biens et le service de la Valorisation du patrimoine.
- La conservation des collections des bibliothèques (bibliothèque Mazarine, bibliothèque de l’Institut de France et bibliothèque Dosne-Thiers) relève de la responsabilité du directeur des bibliothèques de l’Institut de France.

- Au sein du domaine de Chantilly, le pôle travaux s’appuie sur une cheffe des travaux (architecte) : sous l’autorité hiérarchique de l’administratrice générale du domaine de Chantilly, la cheffe du pôle travaux est chargée de l’organisation, la mise en œuvre, la surveillance, le contrôle et la réception des travaux de tous types effectués sur ces deux sites historiques et d’autres propriétés qui leur sont rattachées. Elle veille tout particulièrement au respect des demandes et exigences des deux sites, dans le respect des règlementations, notamment celles relatives aux monuments historiques.

Description du poste

DESCRIPTION DU POSTE

Placé sous la responsabilité hiérarchique directe du chef du service Conservation et Travaux, le responsable technique « maintenance, travaux et prévention des risques » a un rôle d’expert technique et supervise l’équipe technique du Palais (2 agents). Il est chargé plus particulièrement des missions suivantes :

• Assurer la coordination opérationnelle, administrative et financière des opérations d’entretien, contrôle et travaux sur les installations techniques du Palais

Coordination et suivi opérationnel des opérations d’entretien et de maintenance au Palais
▪ Pour les opérations d’entretien, suivre et vérifier la bonne exécution des interventions (prise en charge des entreprises, suivi régulier pendant exécution, remonter des informations au chef de service ou autre personnel compétent en cas de difficultés techniques ou architecturales, validation du travail achevé après essais de vérification et vérification de la bonne indication au registre de sécurité, etc.) ;
▪ S’assurer avec le service intérieur et le service de la sécurité des disponibilités des lieux pour prévenir toute gêne de coactivité, avant de confirmer les interventions et de prévenir l’ensemble des services et des académies des travaux envisagés (avec communication des dates et délais d’exécution).
▪ Superviser l’équipe technique (2 agents) du Palais et assurer la coordination des opérations réalisées en interne (menus travaux de remise en état, réparations d’urgence, etc.).

Coordination et suivi administratif et financier des opérations menées sur les installations techniques du Palais
▪ Mettre en place les outils d’un suivi technique globale du site : calendrier d’intervention, cartographie des installations, tableau de suivi des contrats de maintenance/contrôle des installations, système de gestion de tickets avec l’aide du service informatique, etc.
▪ Proposer et maintenir un calendrier des actions préventives à réaliser.
▪ Préparer les budgets d’entretien des installations techniques du Palais et suivre les aspects financiers de ces budgets.
▪ Participation active aux différents projets de la phase étude à celle d’exécution (participation aux réunions de coordination de projets et réunions de chantier + relecture et avis sur CCTP, DPGF et documents graphiques + relecture des plans EXE pour vérifier leur adéquation avec les besoins émis par la MOA + compte-rendu régulier sur l’avancée des opérations + veiller au respect des délais et alerter la hiérarchie de tout dépassement).
▪ Rédiger des cahiers des charges techniques dans le cadre de marchés publics ou de commandes publiques ; analyser les offres reçues selon le Code de la commande publique ; suivre le volet administratif de ces commandes/marchés.
▪ Etudier et proposer, par la rédaction de notes à destination de la gouvernance, des améliorations techniques sur les installations existantes + Participation au choix définitif des équipements.

• Être le référent en matière de maintenance et contrôle pour l’ensemble des sites (hors fondations-musées en gestion déléguée)

▪ Mettre en œuvre, analyser et suivre les différents contrats de maintenance et contrôle sur les installations techniques (électricité, plomberie, CVC, ascenseurs, sécurité des travailleurs, etc.) :
- Rédiger les pièces des marchés à bons de commandes pour les lots techniques et les maîtrises d’œuvre techniques ;
- Suivre administrativement et techniquement la mise en concurrence des contrats de maintenance pour le Palais et tous les sites de l’Institut (hors Chantilly) ;
- Analyser les propositions transmises à l’appui d’une vue d’ensemble des projets et du schéma directeur de restauration du patrimoine ;

▪ Participer aux négociations de l’ensemble des contrats d’entretien, de maintenance et de contrôle des installations techniques et s’assurer avec les différents services (Sécurité, DSI, …) de la bonne adéquation des choix techniques.

▪ Superviser et assurer le suivi des opérations techniques :
- S’assurer de la planification de l’ensemble des vérifications périodiques et des opérations de maintenance des installations techniques de l’ensemble des sites ;
- Valider les bons de commandes auprès de l’assistante administrative avec suivi de la procédure jusqu’au service fait pour certification par le chef de service.

▪ Définir un programme d’amélioration des installations techniques en cohérence avec les capacités de financement de l’Institut de France et ses sites :
- Revoir les axes de progrès des installations techniques au regard des questions d’économie d’énergie, d’évolution des sources d’énergie, de suivi détaillé des consommations (ex : comptages et sous-comptages), etc. ;
- Superviser la mise aux normes afférente de ces équipements et accompagner les administrateurs dans leur suivi.

• Être le référent en matière de prévention des risques (installations techniques, équipement de travail, risques environnementaux) sur l’ensemble des sites

▪ Vérifier les habilitations et formations nécessaires des agents techniques concernés ;
▪ S’assurer de la mise en place des procédures techniques et en assurer le suivi ;
▪ Proposer un programme d’action en matière de prévention des risques, notamment en veillant à l’élaboration des documents uniques de prévention des risques professionnels (DUERP) ;
▪ Assurer la bonne tenue et le suivi des différents DUERP ;
▪ Développer la culture de la prévention des risques ;
▪ Diffuser l’information, mener et coordonner des actions de réduction ou de maîtrise des risques (groupes de travail, formations, …) en collaboration avec la DRH ;
▪ Préparer les réunions du CHSCT sur ces thématiques, le cas échéant : préparer le bilan annuel des risques professionnels à présenter en CHSCT.

Une expérience professionnelle d’au moins 10 ans sur un poste de niveau similaire serait un atout supplémentaire. Une expérience en matière d’études, de suivis de travaux et d’exploitation de sites est indispensable.

Description du profil recherché