Assistant du directeur de cabinet (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, la ville d’Aubervilliers (88 000 habitants), pôle dynamique et en développement de la métropole du Grand Paris, membre de l’établissement public territorial Plaine Commune (410.000 habitants). Sous l'autorité de la Maire et du Directeur général des services (DGS), la mairie est organisée en 4 pôles, regroupant l'ensemble des services municipaux par domaine de compétences et compte 1800 agents, chargé de mettre en œuvre les politiques municipales.

Directement sous l'autorité du Directeur de Cabinet, vous assurez un rôle essentiel de soutien administratif et organisationnel afin de garantir le bon fonctionnement du cabinet du Maire. Il est en charge d’appuyer quotidiennement le Directeur de Cabinet dans ses missions et apporte également un appui opérationnel au Chef de Cabinet.

Missions / conditions d'exercice

Tout d’abord, vous êtes chargé de gérer l’agenda du Directeur de Cabinet, ce qui inclut la prise de rendez-vous, l’arbitrage des priorités en fonction des impératifs du service, ainsi que le suivi des déplacements officiels ou professionnels. En effet, vous veillez à ce que l’emploi du temps soit optimisé, en évitant les conflits d’horaires et en anticipant les besoins spécifiques du Directeur de Cabinet.

Par ailleurs, vous assurez la gestion des appels téléphoniques et des courriels entrants. Pour ce faire, vous filtrez les demandes et orientez les sollicitations vers les services compétents. De plus, vous rédigez des réponses courantes ou transmettez les informations nécessaires au Directeur de Cabinet pour les demandes plus complexes.

En ce qui concerne la préparation et le suivi des dossiers, vous veillez à ce que les dossiers du Maire et du Directeur de Cabinet soient complets et actualisés. Ensuite, vous assurez le suivi des dossiers en cours, en vérifiant leur avancement et en alertant le Directeur de Cabinet en cas de retard ou de problème.

En parallèle, vous rédigez, mettez en forme et assurez le suivi des courriers officiels, des notes internes et des documents administratifs. Ainsi, vous veillez à ce que ces documents respectent les normes rédactionnelles et les procédures en vigueur.

En outre, vous assurez la coordination avec les différents services administratifs, en particulier en lien étroit avec l’assistante du Directeur Général des Services. De cette manière, vous facilitez la communication entre les services pour garantir une bonne circulation de l’information.

En ce qui concerne l’accueil physique, vous gérez les rendez-vous des membres du cabinet, en veillant à ce que les visiteurs soient reçus dans les meilleures conditions.

Par ailleurs, vous rédigez les comptes-rendus des réunions du cabinet, en synthétisant les échanges et en mettant en avant les décisions prises et les actions à mener.

En cas de besoin, vous prenez en charge ponctuellement les missions du secrétariat particulier du Maire en cas d’absences, de congés ou de nécessité de service, assurant ainsi une continuité du travail.

En ce qui concerne le suivi des dossiers, vous veillez au respect des échéances pour les dossiers en cours, en relançant les services concernés si nécessaire pour éviter les retards. De plus, vous assurez la constitution des dossiers du jour pour le Directeur de Cabinet et le Maire, en vous assurant que toutes les informations nécessaires sont disponibles et organisées de manière claire.

En ce qui concerne les ressources humaines, vous gérez le suivi des congés des membres du cabinet, en veillant à ce que les absences soient planifiées de manière à ne pas perturber le fonctionnement du service. De même, vous participez à la planification des entretiens annuels des collaborateurs du cabinet, en coordonnant les disponibilités et en préparant les documents nécessaires. Enfin, vous assurez le suivi administratif des dossiers RH des collaborateurs du cabinet, en veillant à ce que les informations soient à jour et conformes à la réglementation.

En ce qui concerne l’appui au Chef de Cabinet, vous apportez une aide à la gestion des commandes et des dépenses du cabinet, en veillant à ce que les procédures soient respectées. De plus, vous assurez le suivi des budgets alloués aux événements et aux déplacements, en contrôlant les dépenses et en alertant en cas de dépassement.

Enfin, vous participez à la préparation et à la coordination des événements municipaux, en veillant à ce que tous les aspects logistiques soient pris en compte. De même, vous apportez un appui à l’organisation des déplacements officiels et des visites, en préparant les itinéraires, les hébergements et les documents nécessaires. En outre, vous assurez le suivi logistique des réunions et des interventions du Maire, en veillant à ce que tout soit prêt pour leur bon déroulement.

Profils recherchés

Excellentes capacités rédactionnelles et orthographiques
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Sens de l’organisation, rigueur et autonomie
Capacité d’analyse et esprit de synthèse
Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe
Réactivité et capacité d’adaptation aux imprévus
Gestion efficace des priorités et des échéances
Maîtrise de la gestion d’agenda et de la planification
Compétences en coordination et en suivi de dossiers
Discrétion et respect de la confidentialité
Bonne connaissance des procédures administratives
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément (multitasking)
Sens du service et orientation vers les résultats
Compétences en gestion logistique et budgétaire
Aptitude à rédiger des comptes-rendus et des notes de synthèse
Capacité à travailler sous pression dans un environnement exigeant

PROFIL
• Formation en gestion administrative, en assistanat de direction ou équivalent.
• Expérience dans un poste similaire, idéalement en collectivité territoriale ou en cabinet ministériel.
• Excellentes compétences rédactionnelles et organisationnelles.
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, messagerie électronique, logiciels de gestion).
• Sens de la discrétion, du service et du travail en équipe.
• Grande réactivité et capacité d’adaptation à un environnement exigeant.