Gestionnaire archives et documentation (H/F)

Filiale du groupe Ferrovie dello Stato Italiane fondé en 1905 et exploitant du réseau ferroviaire national italien, TRENITALIA France est le premier opérateur alternatif sur le segment « voyageurs » en France. Ainsi, depuis leur lancement historique le 18 décembre 2021 rendu possible par l’ouverture à la concurrence du marché ferroviaire domestique, ses trains à grande vitesse « Frecciarossa » circulent entre Paris, Lyon, Marseille et Milan. Venez faire un bout de chemin avec nous, dans un secteur passionnant et s’inscrivant pleinement dans le développement durable du pays! Le Gestionnaire Archives & Documentation (GAD) gère l'intégralité du cycle de vie des documents, de leur création à leur archivage, en passant par leur diffusion et mise à jour. Il veille à leur accessibilité pour les utilisateurs concernés tout en garantissant leur conformité. Gestion documentaire et archivage :

• Garantir le respect du processus Rédacteur/Vérificateur/Approbateur (RVA) en veillant à la traçabilité complète de chaque étape,
• Contribue à la rédaction et à la mise à jour des documents de sécurité, incluant les instructions opérationnelles (consignes locales, livrets de procédures, infos sécurité, fiches PEREX, etc.
• Exploiter et optimiser les systèmes de gestion documentaire (GED),
• Proposer des améliorations en fonction des besoins,
• Organiser et mettre à jour l'archivage des documents,
• Garantir la conformité et la sécurité des archives selon les normes IT.

Veille, production et diffusion documentaire :

• Réaliser activement la veille documentaire,
• Participer à la rédaction, relecture et mise à jour des documents DSI,
• Mettre en place des outils de suivi et des KPI pour la gestion documentaire,
• Appliquer les règles strictes de conservation des documents (accès, diffusion, abrogation),
• Créer et fournir des modèles-types de documents sur demande,
• Garantir la conformité des documents aux standards internes,
• Assurer l'accès, la mise à jour et la diffusion des documents pour les utilisateurs internes et externes,
• Garantir la diffusion et l'archivage des procédures internes.

Interactions, coordination avec les autres Directions, support aux utilisateurs :

• Assister le Directeur et son adjoint dans la rédaction de documents,
• Être l’interface privilégié des gestionnaires de collections de postes,
• Assurer la liaison documentaire entre les Directions,
• Animer des sessions de sensibilisation aux bonnes pratiques de gestion et d’archivage documentaire.

Vous justifiez d’une expérience sur un poste similaire, vous ayant permis de développer des connaissances sur la gestion complète du cycle de vie des documents. Vous avez des connaissances sur les normes, législations et techniques d’archivage, y compris l'archivage numérique et la conservation des unités d’archivage. Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques, les systèmes de gestion documentaire (GED) et de veille documentaire, et les systèmes de gestion de la sécurité (SGS). Vous êtes reconnu(e) pour votre capacité rédactionnelle et d’analyse, votre sens de l’organisation et du détail, votre rigueur, créativité et votre adaptabilité. Vous savez faire preuve d’autonomie tout en prenant des initiatives et en étant capable de travailler en équipe. Enfin, vous parlez couramment français et la pratique d’une deuxième langue (notamment l’Italien) serait un plus