Gestionnaire administratif-ve et moyens généraux
ASSISTER LA DIRECTION DANS L’ORGANISATION DE REUNIONS ET LA GESTION DES OUTILS ET DES RESSOURCES INTERNES
Organiser les réunions, les instances et les séminaires (coordination d’agenda, envoi des invitations, impression de supports et constitution de dossiers, réservation de salles, de transports, d’hôtels, suivi du coût réel des événements, commande de matériel ad hoc, etc.)
Organiser, planifier, classer et mettre à jour les ressources internes (documents, supports, organigramme)
Être le référent du bon fonctionnement et de l’administration des accès aux outils bureautiques utilisés en interne
CONTRIBUER AUX TÂCHES ADMINISTRATIVES ET ETRE UN APPUI A LA VIE ASSOCIATIVE:
Gérer la boîte mail contact nationale
Gérer le courrier arrivant au siège
Transmettre au service comptabilité et faire le suivi des factures et des paiements en CB
Etre en soutien des pôles nationaux en cas de besoin d’appui et en accord avec le manager
GERER LES ACTIVITES DES MOYENS GENERAUX POUR LES COLLABORATEURS DE L’ASSOCIATION:
Assurer la commande, le suivi et la gestion de la flotte des téléphones mobiles, des ordinateurs portables, et du mobilier
Assurer le support aux salariés conducteurs et la gestion administrative relative au parc automobile, via notamment:
Suivi des livraisons et restitutions
Suivi des maintenances
Suivi des kilométrages
Gestion des contraventions
Gestion des sinistres
Assurer l’intégration et le départ des collaborateurs, en lien avec le pôle RH et les managers, via notamment:
Commande, paramétrage et envoi du matériel
Organisation des livraisons / restitutions véhicules, le cas échéant
Gestion des conventions de mise à disposition des véhicules et du matériel
Mettre à jour les procédures ayant trait aux moyens généraux
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