Assistante administrative H/F

Chez 96 est une structure de services qui accompagne au quotidien une vingtaine de sociétés partenaires dans la gestion et le développement de leurs activités.

Véritable centre de services partagé , nous centralisons et coordonnons différentes fonctions supports — administratives, financières et opérationnelles — afin de permettre à chaque entité de se concentrer pleinement sur son cœur de métier.

Avec un chiffre d’affaires consolidé de 30 à 35 millions d’euros , notre organisation repose sur des processus structurés et sur une gestion rigoureuse de nombreux flux financiers et administratifs. Chaque mois, nous assurons notamment le traitement d’un volume conséquent de factures fournisseurs et d’opérations inter-sociétés.

Dans ce contexte, nous recherchons une personne organisée, fiable et polyvalente , capable de gérer ses priorités avec autonomie et de contribuer activement au bon fonctionnement de l’ensemble du groupe.

Vos responsabilités

Gestion administrative et traitement des factures

Rattaché(e) à l’équipe administrative, vous prenez en charge le traitement et le suivi des factures pour les différentes sociétés du groupe.

Vous intervenez notamment sur les missions suivantes :

• Réceptionner, enregistrer et assurer le classement des factures fournisseurs et inter-sociétés ;

• Contrôler les factures : montants, TVA, libellés et informations nécessaires à leur traitement ;

• Vérifier la cohérence des factures avec les commandes, contrats et autres pièces justificatives ;

• Effectuer les rapprochements avec les bons de commande, bons de livraison, contrats et documents associés ;

• Identifier et suivre les anomalies : écarts de montants, doublons, erreurs d’imputation, absence de commande, etc. ;

• Gérer le suivi des demandes d’avoirs auprès des fournisseurs et des interlocuteurs concernés ;

• Assurer l’imputation comptable des factures sur les sociétés et centres analytiques appropriés ;

• Suivre les factures tout au long du processus de validation jusqu’à leur règlement ;

• Veiller à la qualité, à la fiabilité et à la bonne organisation de l’archivage ;

• Participer aux travaux de clôture mensuelle, notamment en assurant le suivi des factures en attente ou non finalisées.

Assistanat et coordination

Au-delà de la gestion des factures, vous contribuez au bon fonctionnement administratif du groupe et assurez un rôle d’interface entre les différentes entités et la direction.

À ce titre, vous pourrez notamment être amené(e) à :

• Organiser les agendas et planifier les réunions ;

• Préparer et coordonner les déplacements professionnels ;

• Rédiger et mettre en forme courriers, comptes rendus et documents administratifs ;

• Traiter les appels, courriels et différentes demandes internes ;

• Assurer le suivi administratif des contrats et des prestations entre les sociétés du groupe ;

• Faciliter la circulation des informations entre les différents interlocuteurs.

Suivi d’activité et amélioration des processus

Vous participez également au suivi et à l’optimisation de l’activité administrative à travers :

• La création et la mise à jour de tableaux de bord et d’indicateurs de suivi ;

• Le suivi des litiges et la coordination avec les équipes opérationnelles et les fournisseurs ;

• La participation à l’amélioration des procédures et des outils internes ;

• La préparation et le suivi des éléments nécessaires aux audits internes ;

• La garantie d’une bonne traçabilité des documents, opérations et flux administratifs.

Le profil que nous recherchons

Formation et expérience

Vous êtes issu(e) d’une formation de niveau Bac +2 minimum dans les domaines de la gestion, de l’administration ou de la comptabilité : BTS GPME, BTS Comptabilité-Gestion, BTS SAM, BUT GEA ou formation équivalente.

Vous disposez idéalement de 2 à 5 ans d’expérience sur un poste administratif, comptable ou polyvalent.

Une expérience dans un environnement multi-sociétés , en cabinet comptable ou au sein d’un service de comptabilité fournisseurs constitue un véritable atout.

Compétences recherchées

• Très bonne maîtrise d’Excel : tableaux de suivi, filtres, recherches, tableaux croisés dynamiques ;

• Bonne connaissance des outils de gestion et/ou de comptabilité tels que Sage, Cegid, Pennylane, QuickBooks ou solutions équivalentes ;

• Bonnes connaissances en comptabilité générale et analytique ;

• Capacité à traiter efficacement un volume important de documents et de demandes ;

• Aisance avec les outils informatiques et les environnements digitalisés.

Votre personnalité

Nous recherchons avant tout une personne fiable, structurée et impliquée , qui apprécie la polyvalence et sait faire preuve d’autonomie.

Vous êtes particulièrement reconnu(e) pour :

• Votre organisation et votre rigueur ;

• Votre sens des priorités ;

• Votre capacité d’analyse et votre attention aux détails ;

• Votre réactivité et votre capacité à gérer les imprévus ;

• Votre discrétion et votre respect de la confidentialité ;

• Votre aisance relationnelle et votre capacité à travailler avec différents interlocuteurs ;

• Votre adaptabilité et votre esprit d’équipe.

Les conditions du poste

• Contrat : CDI

• Temps de travail : 35 heures par semaine

• Rémunération : de 2 300 € à 2 700 € brut mensuel , selon profil et expérience

• Repas : prise en charge des repas pour chaque journée travaillée

• Mutuelle : prise en charge à 50 % par l’employeur

Pourquoi rejoindre Chez 96 ?

Rejoindre Chez 96 , c’est intégrer une structure en développement, au cœur du fonctionnement de plusieurs sociétés et de leurs activités.

Vous occuperez un poste polyvalent et responsabilisant , avec une vision concrète des enjeux administratifs et financiers du groupe. Votre travail aura un impact direct sur la fluidité des opérations et sur la qualité du service apporté à nos différentes entités.

Vous évoluerez au sein d’un environnement dynamique, collaboratif et à taille humaine , où l’autonomie, la confiance et la prise d’initiative sont valorisées.

Si vous aimez les environnements variés, le travail bien organisé et les missions qui demandent à la fois rigueur et polyvalence, nous serons ravis de vous rencontrer.