Responsable de la scolarité de l'IED (H/F)

Description des missions

Rattaché(e) hiérarchiquement au Responsable administratif et au Directeur de l'IED, vous assurez la responsabilité de la gestion administrative et pédagogique des étudiants de l'IED.

Profil recherché

Rattaché(e) hiérarchiquement au Responsable administratif et au Directeur de l'IED, vous assurez la responsabilité de la gestion administrative et pédagogique des étudiants de l'IED.À ce titre, vous pilotez le service de la scolarité et encadrez l'ensemble des gestionnaires en charge des différents cursus, dont vous supervisez l'activité au quotidien. Vous constituez l'interlocuteur ou l'interlocutrice de référence des services centraux pour tous les dossiers relevant de la scolarité.Connaissances • Des logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité (Pegase -E-candidat)• De la réglementation relative à la scolarité, en particulier sur les inscriptions administratives et pédagogiques, les demandes d’admission préalables, les examens et les cursus d’études, et convenions les stages.• Des procédures, les règles et les dispositions réglementairesCompétences• Faire preuve de rigueur et d’organisationL’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dansle domaine des humanités.Quelques chiffres :- 23 935 étudiants,- Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Économie Gestion,Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et destransversalités- 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Etudes Européennes et l’Institut Françaisde Géopolitique- 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université,80 doctorats.- 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctoratsoutenues tous les ans- 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.L’université de Paris 8 fait partie du Campus Condorcet. Vous encadrez également le ou la responsable adjoint(e) de la scolarité chargé(e) des examens, qui assure le pilotage opérationnel de l'organisation des sessions d'examens.MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES• Organiser et piloter le calendrier pédagogique global des formations dispensées par l'IED (inscriptions administratives et pédagogiques, regroupements, procès-verbaux, tenue de jury, suivi des remises de diplômes).• Valider, en lien avec le ou la responsable adjoint(e) chargé(e) des examens, le calendrier annuel des trois sessions d'examens et arbitrer les situations qui dépassent le périmètre opérationnel de ce poste.• Gérer les litiges et situations particulières relevant du domaine de la scolarité.• Encadrer et animer l'équipe de la scolarité, incluant la supervision hiérarchique du pôle examens.• Mise en place et suivi des procédures avec la scolarité centrale de l’Université Paris 8.• Définir avec LE RAF et La RAF ADJOINTE les besoins en personnel vacataire lors des campagnes d’inscription.• Suivre les procédures d'inscription des étudiants de l'IED en formation continue, en lien avec le service de formation permanente de l'université.• Assurer une veille réglementaire et piloter la mise en œuvre informatique des réformes du secteur (LMD5), maquettage des nouveaux cursus en lien avec le service informatique de l'université• Mettre en place des indicateurs et réaliser des bilans et statistiques notamment à l’issue des sessions d’examens de janvier, avril et juin.• Mise en place et suivi des procédures de la scolarité.• Maîtriser les outils de gestion et de bureautique• Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances• Maîtriser la communication orale et écrite• Concevoir des tableaux de bordSavoir Etre• Avoir un esprit d’initiative• Être autonome et réactif• Sens de l’organisation• Goût pour le travail en équipe• Sens relationnel et aptitudes à la négociation• Capacités d'anticipation et d'adaptation• Sens de la confidentialité• Sens du service publicLes missions décrites dans la présente fiche de poste sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins du service, de l’organisation du travail et des nécessités liées à l’évolution des activités.Créé par décret ministériel en 1997, l’Institut d’Enseignement à Distance (IED) de l’Université Paris 8 Vincennes - Saint-Denis figure parmi les premières structures universitaires françaises dédiées à la formation diplômante entièrement à distance, de la licence au master. Depuis plus de vingt-huit ans, il occupe une place singulière dans le paysage académique français et européen par l’ampleur de son offre, la diversité de ses filières, l’originalité de son organisation et son rayonnement international, accueillant des étudiants issus des cinq continents.Chaque année, près de 3 800 étudiants, parmi environ 10 000 candidats, intègrent l’IED, en France comme à l’international. Les formations proposées, notamment en psychologie, droit, sciences de l’éducation ou informatique et intelligence artificielle, attirent un public très diversifié. L’institut accueille aussi bien des étudiants en formation initiale que des professionnels en activité ou en reconversion, des personnes en situation de handicap, des publics aux contraintes spécifiques, ainsi que des étudiants empêchés de suivre un cursus en présentiel pour des raisons financières ou géographiques, notamment outre-mer ou à l’étranger. Cette diversité reflète pleinement la vocation inclusive, internationale et intergénérationnelle qui fonde l’identité de l’IED.