Assistant d’agence (H/F)

Au sein d'ACCESS Interim, l'assistant d'agence (H/F) assure le back-office de l'activité, la coordination administrative et le support commercial. Elle assiste directement deux directeurs commerciaux / responsables de secteur, dans un environnement rythmé où la rigueur, la réactivité et la qualité de service sont essentielles. CDD du 26.05 jusque mi janvier 2027, dans le cadre d'un remplacement de congé maternité.

MISSIONS

Accueil & relation agence

• Accueil physique et téléphonique, traitement des demandes entrantes (mail, téléphone) et orientation des interlocuteurs.
• Gestion de la boîte mail agence : tri, priorisation, suivi et traçabilité des demandes.
• Qualité de service : réactivité, clarté des réponses, maintien d'une image professionnelle de l'agence.

Recrutement (support) & publication d'offres

• Mise en ligne, mise à jour et dépublication des offres d'emploi sur les jobboards (Indeed, etc.) et canaux internes.
• Suivi des candidatures : réception, pré qualification administrative, prise de rendez-vous, relances.
• Mise en forme/actualisation des annonces selon les besoins des Responsables de secteur.

Gestion administrative des intérimaires & conformité

• Création et mise à jour des dossiers intérimaires : pièces obligatoires, coordonnées, disponibilités.
• Contrôle de conformité des documents (identité, titres, autorisations, RIB, justificatifs, etc.) et relance des pièces manquantes.
• Préparation et suivi des étapes administratives selon procédures internes (DPAE, visites médicales si applicable, attestations, courriers).

Contrats, planning & suivi d'activité

• Préparation des contrats de mission, avenants et confirmations (selon process interne).
• Suivi des plannings, prolongations, remplacements, absences, gestion des relevé d'heure, envoi des factures, relance.
• Collecte et contrôle des éléments variables (heures, nuits, majorations, primes, indemnités) et sécurisation des validations.

Assistanat commercial (support aux 2 responsables)

• Mise en forme et suivi : devis, propositions, comptes rendus, courriers.
• Tenue à jour des outils de pilotage (CRM / tableaux) : prospects, relances, historique, indicateurs.
• Organisation : gestion d'agendas, planification de rendez-vous et préparation de reporting.

Profil recherché

• Formation Bac à Bac+2/3 (assistanat, gestion, RH, administratif).
• Expérience souhaitée : 1 à 3 ans sur un poste administratif/assistanat (l'intérim ou les RH est un plus).
• Très bonne maîtrise du Pack Office (Excel : filtres, tableaux, formules simples) et aisance avec un logiciel métier/CRM.
• Rigueur, sens des priorités, réactivité, discrétion (données RH), excellent relationnel et esprit d'équipe.

Prise de poste le 26/05/2026