Assistant de direction - h/f

Description entreprise :

L’Agence de programmes de recherche en santé – ci-après « Agence », dont le pilotage est confié à l’Inserm, a pour objet de rendre l’écosystème de recherche et d’innovation plus à même de répondre aux grandes transitions et défis auxquels le domaine de la santé fait face. Pour ce faire, l’Agence renforce la coordination des acteurs pertinents et contribue à la priorisation et à la définition de programmes de recherche jugés stratégiques par leur fort impact sociétal et leur intérêt souverain. Une fois ces programmes arbitrés par l’État, elle permet d’en orchestrer le pilotage national. Forte de sa capacité de prospective et d’analyse, l’Agence doit anticiper les besoins sociétaux et sanitaires à venir, en s’appuyant sur des communautés scientifiques capables d’innover et de répondre aux transitions majeures. L’Agence répond aux sollicitations de l’État autant que de besoin.

L’Agence déploie sa démarche avec un souci de simplicité, d’efficacité, et d’ouverture, en évitant toute lourdeur administrative, et en visant à déboucher rapidement sur des résultats concrets. L’Agence est dépourvue de personnalité juridique.

A date d’émission de la présente offre, l’Agence est un collectif de 5 personnes – le Directeur exécutif et une équipe opérationnelle, accueillant de plus un directeur et responsable de programmes dédiés. L’activité de l’Agence s’appuie sur des ressources externes parfois mobilisée à temps partiel pour l’Agence, et des groupes de travail opérationnels

Description du poste :

Mission principale

Assurer le secrétariat et exécuter des actes de gestion et des actes administratifs courants sous la responsabilité de la Chief of Staff de l’Agence de programmes de recherche en santé.

Activités principales

• Assurer la gestion de l’agenda du Directeur exécutif et apporter un appui à ceux des membres de l’équipe opérationnelle (prise de rendez-vous, organisation de réunions, coordination des invitations et relances).
• Préparer en amont les rendez-vous stratégiques et les dossiers du Directeur exécutif, en lien avec la chefferie de Cabinet (documents, éléments de langage, notes de contexte), en mettant dans la boucle les membres de l’équipe concernés selon les sujets traités.
• Gérer les bons de commandes, ordres de mission, réservations (transport, hébergement), et assurer le traitement des états de frais de l’ensemble de l’équipe opérationnelle, via les outils de gestion interne (SIFAC, Notilus).
• Gérer les stocks (fournitures de bureau, café, eau, etc.) en lien avec les fournisseurs.
• Mettre à jour et suivre des tableaux de bord internes (suivi d’activités, déplacements, commandes, etc.).
• Traiter, diffuser et assurer le suivi du courrier.
• Assurer l’interface administrative avec les départements de l’Inserm et les partenaires extérieurs (coordination logistique, relances, suivi administratif).
• Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux
• Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire.
• Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques.
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.
• Assurer, le cas échéant, l'encadrement des personnels et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative.
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs.
• Gérer l’accueil téléphonique, répondre aux demandes courantes ou réorienter vers les bons interlocuteurs.
• Participer à la rédaction de courriers, de notes internes ou de documents administratifs et en assurer le suivi pour le Directeur exécutif.
• Réaliser des tâches de classement, archivage et de copie.

Spécificité(s) et environnement du poste

• Travail sur écran
• Déplacements ponctuels possibles en région parisienne
Profil recherché :

Connaissances 

• Connaissance des techniques de secrétariat
• Connaissance des logiciels bureautique usuels, Word, Power Point et Excel, messagerie interne et internet

Savoir-faire
• Qualités rédactionnelles, maîtrise de l’orthographe, de la syntaxe et de la grammaire
• Sens de l’organisation et de la rigueur administrative
• Savoir prioriser, gérer l’urgence, capacité d’adaptation 
• Maîtrise de l'anglais souhaitée (à l'oral et à l'écrit)

Aptitudes
• Aisance relationnelle, sens de la communication et goût pour le travail en équipe
• Rigueur et capacité d’organisation
• Disponibilité et réactivité 
• Expression écrite et orale soignée
• Sens des responsabilités
• Sens de la discrétion et de la confidentialité
• Force de proposition et esprit d'initiative
• Polyvalence et capacité d'adaptation

Expérience(s) souhaité(s)
• Expérience confirmée en secrétariat et assistanat de direction

Niveau de diplôme et formation(s)
• Bac +2 minimum (gestion des entreprises et des administrations, assistant(e) de direction, assistant(e) de manager)