Gestionnaire du projet Cluster IA F/H

Fonctions : Assistant.e – administrati/fve et financier.e

Catégorie : B

Corps : Technicien de recherche et de formation

BAP (le cas échéant) : J

Emploi-type (le cas échéant) : Technicien-ne en gestion administrative

CDD de 36 mois.

Mission principale :

Sous la responsabilité hiérarchique de la secrétaire générale de SCAI, et de la responsable administrative de SCAI, coordonner et assurer la gestion administrative et financière du projet PostGenAI@Paris au sein du SCAI, en étroite collaboration avec le ou la cheffe de projet PostGenAI@Paris.

Activités principales :

1) Suivi et reporting budgétaire

• Aider à la mise en place du budget du projet et suivi de son exécution
• Réaliser des bilans financiers mensuels, anticiper l'évolution des dépenses des équipes
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
• S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité

2) Gestion des commandes d’achat : établir les devis, bons de commande et assurer la vérification et le suivi des échanges avec les fournisseurs

3) Gestion des déplacements : instruire les dossiers de mission pour les personnels associés au projet

4) Organisation et gestion des réunions, séminaires et évènements du projet : assister l’équipe du projet dans la planification et l’organisation des réunions, séminaires et événements du projet (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, compte rendus, rapports…)

5) Recrutement : préparer les dossiers de recrutement avec le service RH et aider à l’installation des nouveaux agents au sein de SCAI

6) Communication

• Coordination avec les gestionnaires de SCAI/ISCD/Laboratoires/départements/services concernés par le Cluster
• Assurer l’interface entre les différents interlocuteurs internes et externes (partenaires, fournisseurs, services de l’université).
• Diffuser les informations et les documents nécessaires au bon fonctionnement du projet

Participer à l’élaboration et à la mise à jour des supports de communication

7) Missions transversales SCAI : participation à la coordination et gestion collective de SCAI dans le cadre de missions transversales

• Gestion et validations des salles
• Vérifier et suivre le bon déroulement (entretien, rangement…) du plateau
• Accueillir, informer et orienter dans les démarches administratives les visiteurs/étudiants/enseignants-chercheurs/partenaires/personnes externes…avec l’aide de l’équipe de SCAI
• Assister à l’organisation des évènements de SCAI
• Assister les collègues ponctuellement si nécessaire sur d'autres activités de SCAI, par exemple des tâches liées à d'autres projets comme SOUND.AI, Sorbonne.AI.

Outils spécifiques à l’activité

• Sifac Smartdata, Lab&Co
• Bureautique, internet, outils de travail collaboratifs en ligne

Encadrement : Non