Visual Merchandising Project Coordinator

LA MAISON

Fondée en 2016, la maison de maroquinerie française Polène se distingue par son savoir-faire artisanal d’excellence en créant des pièces intemporelles, au design organique directement inspiré de la nature.

Dans un contexte de forte croissance et d’expansion internationale, nous structurons notre activité en 2026 et nous entourons des meilleurs talents afin de déployer une expertise fine à tous les niveaux de notre organisation. Notre positionnement résolument artistique s’inscrit dans l’élévation de notre gamme de sacs et bijoux, soutenue par 800 artisans au sein de nos ateliers espagnols d’Ubrique.

L’histoire de Polène peut s’écrire avec vous : rejoignez-nous pour contribuer à cette aventure dans les coulisses de notre siège parisien, en participant activement à l’excellence visuelle et opérationnelle de notre réseau retail.

L’ENVIRONNEMENT POLÈNE

Dans un contexte de développement de notre réseau retail, l’équipe Visual Merchandising recherche son futur Visual Merchandising Project Coordinator .
Ce rôle aura pour mission principale d’assurer l’exécution opérationnelle des projets VM, de contribuer au déploiement des guidelines en boutique et de préparer des livrables fiables, clairs et complets.

Ce rôle est au croisement du Visual Merchandising, du Retail et de l’excellence opérationnelle. Le rôle implique la coordination opérationnelle et logistique des projets de Visual Merchandising à l’international.
Garantir également la bonne exécution des installations et de la maintenance en magasin en collaborant avec les équipes internes, les fournisseurs et les différents partenaires, tout en veillant au respect des délais, des budgets et des standards de qualité.

CE QUE VOUS RÉSERVE L’AVENTURE POLÈNE

Coordination de projets

1. Coordonner l'ensemble des projets de Visual Merchandising, des phases de préparation jusqu'à l'installation

2. Élaborer et suivre les plannings de déploiement avec les Chefs de Projet Visual Merchandising Design

3. Assurer la coordination entre les équipes VM, Retail Business, Chef de projet, Architectes, Logistique et les prestataires externes.

4. Identifier les risques et mettre en œuvre les actions correctives nécessaires afin de garantir le respect des délais.

Gestion logistique

1. Organiser la logistique des éléments de Visual Merchandising : mobilier, accessoires, décors, vitrines et installations expérientielles.

2. Superviser les livraisons, les installations et les retours d’animations VM/ production VM.

3. Garantir la disponibilité des équipements pour chaque projet.

4. Mise à jour des inventaires siège et stock externe des éléments VM

Maintenance

1. Garantir une exécution irréprochable des projets de Visual Merchandising (expérientiels, animations, props)

2. Mettre en place et suivre la maintenance des projets avec les prestataires et les référents boutiques.

3. Contribuer à l'amélioration continue des process

4. Gestion des contrats et budgets liés aux maintenances à échelle internationale

Gestion SAP et suivi des commandes

1. Créer et suivre les demandes d'achat dans SAP

2. Assurer le suivi des commandes fournisseurs jusqu'à leur livraison

3. Contrôler les réceptions et coordonner les éventuels ajustements avec les fournisseurs

Gestion administrative et budget

1. Assurer le suivi des factures fournisseurs en lien avec les chefs de projets VM Design et VM Opérations

2. Contrôler la conformité des coûts et coordonner les processus de facturation

3. Participer au suivi budgétaire des projets et au reporting financier global

Coordination fournisseurs

1. Gérer les relations opérationnelles avec les fournisseurs et prestataires.

2. Assurer le suivi de la maintenance du mobilier et des installations VM.

3. Veiller au respect des engagements de qualité, de coûts et de délais.

PROFIL

Formation

• Bac +3 / +5 en gestion de projet, commerce, logistique, retail, marketing ou domaine équivalent

Expérience

• Minimum 5 ans d’expérience en coordination de projets, Visual Merchandising, Retail Operations ou Supply Chain.

• Une expérience dans le secteur du luxe ou de la mode constitue un atout.

• Compétences techniques

• Maîtrise de SAP (commandes, demandes d'achat, suivi des achats).

• Bonne maîtrise d'Excel et des outils Microsoft Office.

• Connaissance des processus logistiques et de gestion de fournisseurs.

• Solides compétences en gestion de projet.

Qualités personnelles

• Excellent sens de l'organisation.

• Rigueur et souci du détail.

• Capacité à gérer plusieurs projets simultanément.

• Esprit d'équipe et excellentes compétences en communication.

• Réactivité et capacité à résoudre les problèmes.

• Sens du service et orientation résultats.

• Maîtrise de l'anglais obligatoire

CE QUE LA MAISON VOUS OFFRE

• Une expérience employée à 100% en présentiel, au sein de nos bureaux parisiens en plein cœur du 2ème arrondissement, rue du Louvre, refaits à neuf fin 2024

• Un abonnement sport et bien-être ClassPass

• L’accès aux réseaux de crèches People and Baby et Les Petits Chaperons Rouges

Les avantages légaux

• 25 jours de congés par an et 10,5 jours de RTT

• Notre mutuelle Alan prise en charge à 60%

• Le remboursement de votre titre de transport à 50% ou le forfait mobilité durable à hauteur de 40€/mois

• Une carte tickets restaurants SWILE d’une valeur faciale de 10 euros, prise en charge à 50% par la Maison

La Maison Polène s’engage à garantir des processus de recrutement inclusifs et à assurer la sélection et la promotion de chaque candidat de manière éthique et équitable.