Assistant en gestion administrative et financière F/H

Fonctions : Assistant(e) en gestion administrative et financière pour Sorbonne Center for Artificial Intelligence (SCAI) et l’Institut de l’Océan de l’Alliance Sorbonne Université
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Mission :

• Il/elle réalise des actes de gestion administrative et financière dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable afin d’accompagner les instituts SCAI et Océan de l’Alliance Sorbonne Université dans le succès de leurs missions. Pour cela, il/elle travaille en étroite collaboration avec la Cellule de soutien aux structures de l’Alliance Sorbonne Université
• Il/elle travaille en étroite collaboration avec les Secrétaires générales des deux Instituts. Il/elle assure en binôme, avec la Responsable administrative et financière de SCAI, des fonctions polyvalentes en gestion
• Le gestionnaire administratif et financier est à l’interface entre la direction des deux instituts de l’ASU, les chercheurs, les étudiants, les services d’appui de l’ASU et les prestataires extérieurs
• Il/elle partage son temps à parts à peu près égales entre les tâches liées à SCAI et celles liées à l’institut de l’océan.

Activités principales :

• Gérer les commandes d’achats : devis, bons de commandes, vérifications et suivi des échanges avec les fournisseurs
• Organiser les déplacements et les missions : instruire les dossiers de missions pour les personnels et les étudiants (réservation de transport et d’hébergement, édition des ordres de mission, états de frais, etc.)
• Organiser des réunions, séminaires et évènements : assister l’équipe dans la planification et l’organisation des réunions, séminaires et événements, accueil des visiteurs, réservation de salle, etc.
• Préparer les conventions de financements/reversements et suivre leurs échéances en lien avec les secrétaires généraux
• Assurer un suivi régulier des budgets en remplissant des tableaux de bords : taux d’exécution, prévisions de dépenses…

L’ensemble de ces missions sont assurées en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière des dossiers ainsi qu’en appliquant les procédures dédiées.

Vous serez également amené(e) à réaliser les tâches suivantes :

• Préparer les courriers et les documents, suivre le circuit des visas et des signatures
• Participer à la diffusion de l’information concernant le projet en interne et en externe
• Assurer l’interface avec les autres services administratifs
• Archiver des documents

Encadrement : NON