Assistante de direction - IFSI Henri MONDOR F/H

Gestion du secrétariat du Directeur et de l'adjoint au directeur :
- Accueil physique des personnes : étudiants, intervenants, etc. ;
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques ;
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents ;
- Prise de rendez-vous / gestion des agendas ;
- Préparation, suivi et secrétariat des instances ;
- Secrétariat des différentes réunions ;
- Suivi des effectifs et mouvements en ressources humaines ;
- Participation au suivi des prises en charge financières des étudiants (scolarité, bourses, FRAS, etc.) ;
- Suivi du paiement des intervenants ;
- Gestion et suivi de la formation continue de l'équipe pédagogique (envoi des demandes validées, suivi des indicateurs) ;
- Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées ;
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers ;
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).
Encadrement des équipes de secrétaires :
- Mise en place d'une veille quant au respect des différentes échéances à respecter ;
- Participation à l'organisation du travail et à la détermination des priorités réglementaires ;
- Participation au développement des compétences ;
- Soutien pour l'utilisation des différents logiciels et des différentes procédures.
(liste non exhaustive)
SAVOIR FAIRE REQUIS
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail et de rendez-vous
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)
- Maîtrise de Word, Excel et messagerie électronique
- Expérience de secrétariat (remise en forme de documents, qualités rédactionnelles)
- Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique
CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Accueil téléphonique
- Bureautique
- Classement et archivistique
- Communication / relations interpersonnelles
- Organisation et fonctionnement interne
- Secrétariat
- Utilisation de SAP Campus, HR Access, ECP
- Connaissance du fonctionnement d'une école paramédicale, de la réglementation des formations
PRE REQUIS
- Bonne orthographe, capacités organisationnelles et rédactionnelles
- Discrétion professionnelle,
- Capacité relationnelle et esprit d'équipe,
- Sens de l'initiative, de la synthèse
- Capacité à rendre compte
QUALITES REQUISES
- Rigueur
- Sens de l'organisation

POUR CANDIDATER :
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