Assistant(e) Administratif(ve)

À propos d'Ava Collab

Ava Collab est une entreprise spécialisée dans la mise en relation entre entreprises et assistants qualifiés dans le monde entier. Nous aidons nos clients à gagner du temps et en efficacité grâce à des profils sur-mesure, dans le cadre de collaborations entièrement à distance.

Description du poste

Dans le cadre du développement de notre réseau de clients, nous constituons un vivier d'Assistant(e)s Administratif(ve)s expérimenté(e)s, capables d'intervenir à distance sur des tâches administratives variées pour soutenir l'organisation quotidienne de nos clients.

Vos missions principales

Gestion administrative courante

• Gestion des e-mails, du courrier et des appels entrants

• Rédaction, mise en forme et classement de documents (courriers, comptes rendus, notes internes)

• Suivi et mise à jour de tableaux de bord et bases de données

Organisation et planification

• Gestion des agendas et organisation de réunions/rendez-vous

• Organisation de déplacements professionnels (réservations, logistique)

• Préparation et suivi de dossiers administratifs

Facturation et suivi administratif/comptable

• Émission et suivi de devis et factures

• Suivi des règlements et relances clients/fournisseurs

• Transmission des éléments comptables au cabinet ou au service concerné

Reporting

• Compte rendu régulier de l'activité auprès du client

• Remontée des points de vigilance ou anomalies détectées

Profil recherché

Hard skills

• Formation Bac+2 minimum en gestion, assistanat de direction ou équivalent

• Minimum 2 à 3 ans d'expérience sur un poste similaire (assistanat administratif, gestion, back-office)

• Maîtrise de la suite bureautique (Word, Excel, PowerPoint) et des outils collaboratifs en ligne

• Bonne maîtrise de l'orthographe et de la rédaction professionnelle

• Aisance avec les environnements 100 % digitaux et le travail à distance

Soft skills

• Rigueur et sens de l'organisation

• Autonomie et fiabilité dans le suivi des tâches

• Discrétion et respect de la confidentialité

• Réactivité et sens des priorités

• Bon relationnel, à l'écrit comme à l'oral

Outils utilisés

• Suite bureautique : Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) / Google Workspace

• Outils de gestion de projet : Trello, Asana, Notion, Monday

• Outils de communication : Slack, Teams, Zoom

• Outils de facturation : Pennylane, QuickBooks (selon client)

• Outils de stockage : Google Drive, Dropbox

Langues requises

• Français courant (oral et écrit) exigé

• Anglais professionnel apprécié selon les clients

Conditions du Poste

• Temps de travail : temps partiel ou temps plein, variable selon la mission confiée

• Durée : mission ponctuelle ou récurrente selon les besoins clients

• Disponibilité : dès que possible

⚡ Processus de recrutement

1. Création de votre espace candidat, complété à 100 %

2. Test technique sur cas réels, avec une date limite

3. Entretien RH : parcours, prétentions, disponibilités

4. Entretien avec le consultant en délégation

5. Test de personnalité, obligatoire mais non éliminatoire

6. Entretien client, aux côtés de deux autres profils

7. Démarrage de mission, avec un Success Partner à S+1, M+1 et M+3

ENVIE DE REJOINDRE L'AVENTURE ?

Si vous êtes une personne organisée, fiable et prête à mettre votre sens du service au profit de clients variés en full remote, ce vivier est fait pour vous. Postulez dès maintenant et rejoignez une communauté d'assistants qualifiés qui accompagnent la croissance d'entreprises partout dans le monde !

Référence de mission : AVA-AAD-FR