Chargé.e Administratif.ve

Description du poste

Rattaché∙e à la Directrice Administrative et Financière, vous êtes en charge de taches d’assistanat et de la gestion administrative du pôle. Force de proposition, vous mettez en place des process pour structurer votre poste. Vous participez aux projets d’amélioration du pôle (création d’outils et de procédures, etc.).

Missions

Plus précisément :

Vous êtes en charge de la gestion administrative du pôle et des services généraux :
- Vous accueillez les visiteur·euses et réceptionnez les appels téléphoniques ou demandes par mail,
- Vous assurez la gestion quotidienne du courrier (réception, tri, distribution),
- Vous gérez les services généraux : suivi des stocks de fournitures (commande, réception, rangement, archivage), et veillez à la bonne tenue des espaces de travail,
- Point de contact de nos prestataires techniques, vous planifiez et encadrez les interventions d’installation, d’aménagement, de maintenance (électriques, chauffage, ventilation, climatisation, travaux d’entretien, sécurité incendie, etc.) et contrôlez les équipements et les locaux afin qu’ils respectent la réglementation en vigueur et garantissent la sécurité des personnes et des biens. Vous assurez également le suivi des contrats de maintenance et d’assurance,
- Vous apportez votre soutien logistique et technique à l’occasion de l’organisation d’évènements : réunions du Conseil d’Administration, Assemblée Générale, Journée Nationale, Universités d’Automne, moments de partage et de convivialité au sein de la FNSF, etc.,
- En appui de l’organisation des évènements, vous maintenez à jour le référentiel des prestataires de l’association (location de salle, fournisseurs de repas, etc.
- Vous envoyez et suivez les cotisations du réseau,
- Vous vérifiez et approuvez les factures du réseau et les notes de frais des bénévoles (présence aux Conseils d’administration, commissions et différents événements).

Vous assurez l’assistanat du pôle Administratif & Financier :
- En fonction des besoins, vous prenez en charge le suivi administratif des dossiers confiés et la mise à jour des documents nécessaires,
- Vous contribuez à l’amélioration des procédures administratives mises en place.

Profil recherché

De formation en Gestion et Administration, vous possédez une expérience d’au moins 3 ans sur un poste administratif similaire, idéalement acquise dans une fédération, une association ou au sein d’une structure à taille humaine où la polyvalence est indispensable.

Vous maîtrisez le Pack Office.

Votre rigueur, votre autonomie associées à votre aisance relationnelle, votre sens de l’écoute et de la confidentialité sont autant d’atouts pour réussir sur ce poste.

Sensible au sujet des droits des femmes, vous souhaitez vous impliquer dans une structure dynamique, militante et féministe.

Localisation du poste

• Contrat : CDI
• Temps de travail : 35h/semaine, 5 semaines de congés payés + 9 jours de congés additionnels/an
• Avantages : titres restaurant, 50% de l’abonnement de transport/Forfait Mobilités Durables, mutuelle et prévoyance
• Rémunération : en fonction du niveau d’expérience (CCN66) + indemnité Ségur
• Lieu : Paris (Métro Eglise de Pantin – Ligne 5)
• Prise de fonction : dès que possible

Ce poste nécessite une présence physique sur site et n’est pas ouvert au télétravail.

Processus de recrutement

Vous êtes intéressé.e ? Merci de nous transmettre votre candidature par mail à notre service RH pour un premier échange téléphonique à [email protected]

Retrouvez la FNSF sur ainsi que sur les réseaux sociaux Facebook et LinkedIn !