Secrétaire direction générale et présidence à mi-temps H/F

Secrétaire direction générale et présidence à mi-temps H/F qpn9iv4672

Vos missions : organiser, coordonner, faciliter

Sous la responsabilité du Directeur général, vous contribuez à l’organisation et au bon fonctionnement de la Direction générale, de la vie associative et du siège.

• Être le « Happy manager » de l’équipe de la Direction générale , en facilitant le quotidien, la circulation de l’information et le « travailler ensemble » ;

• Assurer le secrétariat de la Direction générale et de la Présidence : traitement, mise en forme et suivi des documents, courriers et informations ;

• Organiser et coordonner les instances associatives (Bureau, Conseil d’administration, commissions, Assemblée générale…) : calendrier, préparation et diffusion des documents ;

• Apporter un appui organisationnel au Directeur général et aux membres du CODIR : planification, organisation des réunions et coordination logistique ;

• Assurer l’ accueil et l’orientation des visiteurs ainsi que le traitement des sollicitations générales de l’association (boîte mail générique, standard, courriers et colis) ;

• Contribuer au bon fonctionnement du siège : organisation des réunions et événements, fournitures, commandes courantes et besoins logistiques ;

• Assurer le classement et l’archivage des documents et actualiser les modes opératoires afin de faciliter le partage de l’information et la continuité de service ;

• Assurer l’ articulation avec le propriétaire de l’immeuble et les interlocuteurs liés au fonctionnement des locaux.

Profil:

Votre profil

Titulaire d’une formation Bac +2 , idéalement en assistanat de direction ou gestion administrative, vous disposez de préférence d’une première expérience sur des fonctions similaires.

Organisé·e, réactif·ve et autonome , vous faites preuve de discrétion, d’un excellent relationnel et d’un réel sens du service. Vous êtes à l’aise à l’écrit comme à l’oral, appréciez le travail en équipe et maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs .

Conditions et avantages

• CDD de remplacement à temps partiel (50 %) , pour la durée de l’absence de la personne remplacée ;

• Prise de poste dès que possible ;

• Poste basé au siège de l’association à Paris 17ᵉ , à proximité du métro Wagram et du RER C Pereire-Levallois .

Siège Association HOVIA

HOVIA est une association reconnue d’utilité publique, engagée depuis plus de 100 ans auprès des publics les plus vulnérables : enfants et familles, personnes en situation de handicap, personnes âgées dépendantes. Présente dans 4 régions, elle regroupe plus de 60 établissements et 1 300 professionnel·le·s au service de 3 200 personnes accompagnées.

Les équipes du siège pilotent les projets stratégiques et soutiennent au quotidien les professionnels de terrain dans un environnement collaboratif et porteur de sens, autour de :
- Finances
- Ressources humaines
- Systèmes d’information
- Développement de projets et qualité
- Communication
- Immobilier
- Diversification des financements

Paris Bac+2 Aucune expérience CDD / Remplacement Secrétaire / secrétaire de direction