Assistant administratif, logistique et suivi pays (H/F)

La Délégation Catholique pour la Coopération, service du volontariat international de l’Eglise en France, est une ONG de développement. Elle accompagne chaque année 400 volontaires qui s’engagent pour des missions de 3 mois à 2 ans. Ils contribuent à des projets en environnement, santé, éducation, formation, développement rural ou économique initiés par des partenaires locaux dans 40 pays, dont la France.

La mission

Sous la direction de la responsable du service Relations Partenaires et Volontaires (7 salariés, 50 bénévoles), l’assistant assure les tâches administratives et logistiques contribuant à l’affectation, l’envoi, l’accueil et l’accompagnement des volontaires sur le terrain. L’assistant travaille en coordination avec les 2 chargés de zone géographique, le chargé de volontariat de réciprocité et les bénévoles. Selon son expérience et son appétence, l’assistant pourra également se voir confier de 1 à 3 pays.

Principales activités

Secrétariat des affectations

• Saisir les demandes de volontariat reçues des structures partenaires (ex : hôpitaux, orphelinats, etc)
• Saisir les informations relatives aux affectations dans un logiciel et un outil de suivi interne
• Envoyer les informations relatives aux affectations aux différentes parties prenantes

Soutien logistique et administratif des volontaires et des chargés de mission

• Assurer la réservation des billets d’avion et de train des volontaires ; assurer la refacturation
• Emettre et suivre les contrats avec les volontaires et avec les partenaires
• Assurer l’obtention puis l’analyse des rapports de mission périodiques des volontaires
• Assurer la réservation des billets d’avion pour les chargés de mission ; vérifier les notes de frais

Suivi pays (selon expérience et appétence)

• Assurer le développement et le suivi des partenariats : prospection, ouverture des missions, relations
• Participer aux affectations des candidats, contribuer à leur formation avant leur départ et au retour
• Accompagner les volontaires, en lien avec les chargés de mission, de l’intégration au retour de mission

L’assistant participe à la préparation et l’animation des grands évènements du service et de l’association : Assemblée générale, week-end de formation des bénévoles, journée des partenaires d’envoi et peut contribuer à des groupes de travail thématiques, internes ou externes.