Assistant-e administratif-ve scolarité gestionnaire du master PSL ingénierie de la sante H/F

Description des missions

Gestion administrative et logistique à l’enseignement du master

Profil recherché

Gestion administrative et logistique à l’enseignement du master· Accueil des enseignants vacataire et titulaire (création de compte, badge)· Rédaction, réception et archivage de documents administratifs des enseignants et vacataires· Traitement des demandes de vacations (report dans le tableau de service, validation des vacations)· Traitement des dépenses de fonctionnement (réception des factures, suivi du bilan)Le candidat devra maîtriser l’anglais avec un niveau B2/C1 et porter un intérêt à l’environnement scientifique. Il devra être polyvalent sur l’ensemble des fonctions administratives (rédaction, archivage, tri, prise de notes).Connaissances et qualités recherchées :Savoir-faire· Maîtrise de l’anglais écrit et oral niveau B2/C1· Utilisation des outils informatiques (Excel, Word, Power point)L’ESPCI Paris - PSL (École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris) est une école d’ingénieurs généraliste qui forme, depuis 1882, des ingénieurs de rupture, adaptables et créatifs, dotés d’un solide bagage théorique et expérimental, conscients des enjeux de la société.Elle est intégrée à un centre de recherche reconnu internationalement en physique, chimie et biologie (500 publications par an). Elle est connue pour sa capacité à transformer les connaissances issues de la recherche fondamentale en innovations de rupture (2 brevets par mois, 3 start-ups par an). · Organisation logistique des examens et des cours (réservation de salles, communication du planning, gestion de l’emploi du temps)Gestion administrative et logistique à la scolarité des étudiants du master· Gestion des candidatures et échanges d’information auprès des candidats· Gestion des inscriptions et suivi des bourses d’études (Eiffel, Erasmus, PG, ...)· Assistance administrative pour les étudiants étrangers· Saisie et gestion des procès-verbaux, bulletins de notes, attestations de scolarité, diplômes· Traitement des demandes administratives (réception et rédaction des documents administratifs)· Tri, classement, scan et archivage des documents et données dans le logiciel de scolarité et le partage de la direction des études (notes, conventions d’échange ...)· Gestion du suivi d’insertion professionnel des étudiantsGestion administrative et logistique de la coordination du master· Préparation et saisie des compte-rendu de réunions/conseils (comité pédagogique, conseil de perfectionnement)· Préparation et organisation des évènements (rentrée, hackaton, remise des diplômes, ...)· Collecte, tri et présentation des données statistiques annuelles de la promotion· Collecte et présentation des indicateurs utilisés pour le suivi et l’évaluation du master· Gestion de l’édition des supports de communication pour la promotion du master (site web, posters, plaquettes...)· Les tâches peuvent évoluer en fonction des besoins du service.· Appétence pour les chiffres· Polyvalence sur l’ensemble des fonctions administratives (rédaction, archivage, tri, prise de notes)Savoir être· Capacité d’adaptation, de rigueur et d’organisation· Savoir gérer les imprévus· Esprit d’analyse et de synthèse· Autonomie· Très bonnes qualités relationnelles· Travail en équipeUne connaissance du fonctionnement et de l’organisation de la fonction publique, notamment territoriale, est souhaitée.Formation requise (ou diplôme) :Expérience souhaitée :Distinguée par 6 Prix Nobel, elle accueille 400 élèves-ingénieurs, 530 chercheurs (dont 250 doctorants et 100 post-doctorants) dans 10 unités mixtes de recherche et environ 100 agents des fonctions support de la recherche et de l’enseignement.Depuis sa création, l’ESPCI n’a cessé de mobiliser ses forces et compétences au service de sujets sociétaux majeurs et de défendre l’importance de la science au service de la société. L’environnement, la solidarité, la santé, l’accès et l’ouverture au savoir sont des enjeux que l’ESPCI s’est engagée à prendre en compte dans son quotidien tout en contribuant à les faire avancer. L’ESPCI défend l’égalité des chances et promeut la diversité sociale. Elle encourage et valorise l’engagement, notamment associatif, de ses étudiants.Dans le cadre du nouveau Master au sein de PSL, elle/il intervient de manière transversale à la réalisation des diverses tâches au sein de la Direction des études à laquelle elle/il est rattaché.e, et devra s’approprier l’usage des logiciels spécifiques (Oasis/ CIRIL).Elle/il interagira fréquemment avec le/la directeur.trice de la mention ingénierie de la santé et avec les responsables des parcours du master.Le poste sera basé à l’Espci mais la personne pourra être amenée à se déplacer sur le site de Paris Santé Campus dans le 15ième arrondissement.