PMO / Assistant Chef de Projet - Dématérialisation des flux documentaires - Freelance

Afin de renforcer le pilotage opérationnel du projet, notre client souhaite intégrer un profil PMO / assistant chef de projet capable d’assister l’un des chefs de projet de l’équipe sur son périmètre. Le consultant interviendra principalement sur des activités de coordination, de planification, de préparation des instances et de reporting.

Selon son niveau d’expérience et sa capacité à appréhender les enjeux fonctionnels, il pourra également contribuer à certaines activités relevant davantage de l’assistance à maîtrise d’ouvrage, notamment la formalisation des besoins et la rédaction de spécifications.

Détails de la mission

Missions principales

Le consultant assistera un chef de projet de l’équipe dans le pilotage et la coordination de son périmètre.

Il contribuera notamment à :

• structurer et suivre la planification des activités ;

• préparer, organiser et animer les réunions et instances projet ;

• assurer le suivi des actions, décisions, risques et points de vigilance ;

• produire les différents supports de reporting ;

• fluidifier la circulation de l’information entre les équipes et les responsables du projet ;

• accompagner ponctuellement le chef de projet sur des travaux fonctionnels ou MOA.

Objectifs

• Renforcer la capacité de pilotage du chef de projet.

• Sécuriser le suivi des activités, des échéances et des engagements.

• Améliorer la qualité et la régularité des reportings.

• Structurer la préparation et le suivi des instances de gouvernance.

• Faciliter la coordination entre les différents acteurs du programme.

• Apporter, lorsque nécessaire, un soutien sur l’analyse et la formalisation des besoins fonctionnels.

Finalités

La mission doit permettre au chef de projet de se concentrer davantage sur les sujets à forte valeur ajoutée, tout en garantissant un pilotage opérationnel rigoureux de son périmètre.

Le PMO devra contribuer à fiabiliser l’organisation du projet, à améliorer la visibilité sur son avancement et à assurer une bonne préparation des arbitrages et décisions.

Attributions

Planification et suivi opérationnel

• Élaboration et mise à jour des plannings.

• Suivi des jalons, échéances et dépendances.

• Consolidation de l’avancement des différents chantiers.

• Suivi des actions et relance des contributeurs.

• Identification et remontée des alertes, risques et points de blocage.

• Préparation des éléments nécessaires aux arbitrages.

Préparation et animation des réunions

• Organisation des réunions et instances projet.

• Préparation des ordres du jour et des supports.

• Coordination avec les différents participants.

• Animation de certaines réunions opérationnelles.

• Rédaction et diffusion des comptes rendus.

• Suivi des décisions et des plans d’action.

Reporting et gouvernance

• Production des reportings opérationnels à destination de l’équipe.

• Consolidation des éléments de suivi pour le responsable de l’équipe.

• Préparation des supports de comité de pilotage.

• Mise en cohérence des indicateurs et informations communiqués.

• Suivi des risques, alertes, décisions et actions.

• Contribution à l’amélioration des outils et processus de pilotage.

Contribution fonctionnelle et MOA

Selon les besoins du projet et les compétences du consultant :

• participation aux ateliers de recueil des besoins ;

• analyse et formalisation des besoins métiers ;

• rédaction ou mise à jour de spécifications fonctionnelles ;

• formalisation de processus et de parcours ;

• contribution au suivi des évolutions fonctionnelles ;

• échanges avec les équipes métiers, fonctionnelles et techniques.

Tâches et activités principales

• Tenir à jour le planning du périmètre.

• Préparer les réunions et comités.

• Produire les supports de présentation.

• Rédiger les comptes rendus et relevés de décisions.

• Suivre les actions et relancer les parties prenantes.

• Consolider les informations d’avancement.

• Préparer les reportings équipe, management et COPIL.

• Mettre à jour les tableaux de bord et indicateurs.

• Identifier les écarts par rapport au planning ou aux objectifs.

• Remonter les risques et points d’attention au chef de projet.

• Participer ponctuellement à la rédaction de documents fonctionnels.