assistant/e administration et finances

Architectes, urbanistes et paysagistes (environ 10 collaborateurs), nous sommes implantés à deux pas de la place de la Bastille à Paris. Nous réalisons dans toute la France des projets de bâtiments (médiathèques, logements, bureaux, équipements publics …), d'espaces publics et de paysage (places, quartiers, berges, …), d'infrastructures de mobilités (tramways et BHNS) et d’urbanisme (études de stratégie urbaine, ZAC, pôle d’échanges …).


Poste
Nous sommes à la recherche d’un/e assistant/e administration et finances polyvalent/e pour accompagner le développement de l’agence. En lien avec les associés et les chefs de projets senior, vous interviendrez sur les missions suivantes :


Secrétariat général :
- Gestion des fournitures et des commandes
- Réception et tri du courrier et des appels
- Rédaction de courriers, mails (gestion boite contact et admin)
- Accueil téléphonique et physique ponctuel
- Gestion des prestataires informatique et ménage
- Gestion des contrats de location, d’abonnements et de maintenance des équipements
- Gestion de dossiers administratifs (Ordre des architectes, organismes et cotisations diverses, mutuelle, etc.)
- Suivi des contrats d’assurances des locaux et matériels
Comptabilité, en relation avec le cabinet comptable :
- Facturation clients (enregistrement, établissement factures, suivi et relance client)
- Comprendre les échéanciers et savoir lire les contrats
- Factures fournisseurs et note de frais (vérification et enregistrement)
- Préparation et envoi des pièces comptables au cabinet comptable
- Suivi trésorerie mensuel, encaissements / dépenses
- Préparation des paiements (prestataires, fournisseurs, paie, note de frais)
- Mise en place et suivi des prélèvements automatiques
- Appui sur variables de paie, notes de frais
Gestion du personnel, appui ponctuel à la direction notamment pour les sujets suivants :
- Transmission des informations pour établissement des contrats et des fins de contrat
- Suivi et mise à jour du dossier administratif de chaque salarié
- Suivi des visites médicales (embauche, annuelle)
- Gestion des adhésions à la mutuelle
Gestion des Candidatures et Appels d’Offre, mission ponctuelle en complément du prestataire dédié
- Constitution des équipes, montage des dossiers (partie administrative) et dépôt.
- Gestion jusqu’aux résultats et relance client
Profil
Une bonne maîtrise des outils bureautiques (pack Office, notamment Word et Excel, et InDesign), des logiciels de facturation. L’utilisation de Chorus et OOTI est un plus.


Un bon sens de l'organisation et de gestion des priorités est requis. La rigueur, l’autonomie, la polyvalence et l’envie de faire partie d’une équipe sont les qualités principales que nous recherchons pour ce poste.


Poste à temps plein, basé à Paris et à pourvoir rapidement
CDI avec possibilité d’1 jour en télétravail
Expérience en agence d’architecture ou maitrise d’œuvre souhaitée
Rémunération selon profil


Merci de nous adresser CV par courriel à l’adresse [email protected]