Assistant.te Administratif.ive et Comptable

Lâme recherche un.e Assistant.te Administratif.ve pour un CDD de 6-8 mois, en remplacement de congé maternité.

Profil expérimenté obligatoire requis pour le poste,
Seront appréciées les expériences antérieures dans le domaine de l’architecture ou des entreprises de MOE.

DESCRIPTION DU POSTE :
- SECRETARIAT : Gestion des courriers physique et email, traitement, archivages, planification de rendez-vous.
- OFFICE MANAGEMENT : Gestion des services généraux et prestataires. Gestion des fournitures et du parc informatique. Point d’entrée avec l’informaticien. Organisation des événements internes et sorties d’agence.
- FACTURATION : Gestion des factures fournisseurs, clients, suivi et relances. Intégration serveur, outils de suivi et logiciel de gestion de l’agence. Elaboration des synthèses de facturation marché public et suivi des révisions.
- ADV : Gestion des contrats, devis sous-traitants, préparation des devis clients, traitement des commandes clients et commandes sous-traitants. Intégration serveur, outils de suivi et logiciel de gestion de l’agence.
- COMPTABILITE : Organisation des paiements fournisseurs, contrôle et suivi du compte bancaire, rapprochements bancaires, justificatifs, documentation. Tenue d’outils de suivi de l’agence. Point d’entrée avec le cabinet comptable.
- RH PAIE : Gestion et suivi des éléments de paies, frais, congés, maladie, transports, mutuelle.
- RH Recrutement : Préparation des promesses d’embauche, contrats, suivi des signatures conformité des pièces. Gestion administrative des salariés de l’entrée à la sortie.
- RH Formation : Gestion des formations et de l’OPCO, dossier, budget.
- APPELS D’OFFRE : Cogestion des dossiers de candidatures d’appel d’offre (suivant expérience), constitution des équipes, montage des dossiers administratifs et techniques, suivi et contrôle des pièces cotraitants, compilation des dossiers, dépôt plateformes, suivi résultats.
Gestion des dossiers administratifs concours, conformité des pièces, suivi pièces cotraitants, relecture des notes, dépôt plateforme, suivi imprimeur et dépôt physique.
- COMMUNICATION : Suivi et mise à jour du book de l’agence. Organisation de la production et distribution cadeaux client, carte de vœux. Suivi stratégie globale, réseaux sociaux, publications, site internet, charte graphique. Préparation des dossiers projets à destination de candidature de prix ou de la presse.

DESCRIPTION DU PROFIL RECHERCHE :
- Bon relationnel et sens du service client,
- Adaptabilité, organisation et gestion du temps,
- Capacité d’analyse et de priorisation,
- Respect de la confidentialité,
- Bonnes capacités rédactionnelles : bonne élocution et français écrit impeccable,
- Flexibilité et capacités d’adaptation à un environnement de travail de type collaboratif,
- Qualités d’organisation,
- Maîtrise de l’anglais préférable.

CONNAISSANCES INFORMATIQUES NECESSAIRES : maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Powerpoint), Acrobat, ChorusPro, Ediflex, idéalement InDesign

Nous recherchons une personne motivée, avec un bon relationnel, le poste est à pourvoir en CDD ou interim à temps complet
Salaire : Selon le profil
Date de prise de fonction : Dès que possible