Gestionnaire maîtrise des charges de copropriétés F/H

Foncia filiale du groupe Emeria et leader sur les services immobilier, recrute !

Avec déjà + 600 agences et 10 000 salariés sur tout le territoire, notre développement se poursuit en France et à l’international.

Notre ambition est d'être l'acteur de référence des services immobiliers résidentiels, reconnu pour sa qualité de service et le développement de services innovants.

Vos futures missions et responsabilités

Rattaché-e au Responsable du pôle d’expertises ou au Dirigeant local et en interaction fonctionnelle avec la Responsable de la Maîtrise des charges en central au Siège du groupe, la·le gestionnaire intervient en pilotage de la stratégie de maîtrise des charges et de référencement des fournisseurs (sur l'activité de gestion de copropriété), au niveau de la métropole Foncia Paris.

Il ou elle est identifié.e comme l’expert·e et le ou la référent·e technique sur l’ensemble de ces sujets et contribue à optimiser et maitriser les charges du patrimoine géré, en faisant de cette maitrise un atout concurrentiel majeur, un instrument d’attractivité de nouveaux clients et de fidélisation des portefeuilles d'immeubles gérés pour la métropole.

Les principales missions et responsabilités de la fonction sont :

Gestion des contrats-cadres/fournisseurs locaux :

• Déployer les contrats cadres nationaux et régionaux sur le périmètre de la métropole,
• Suivre les taux de pénétration des contrats signés avec les prestataires référencés et en contrôler la bonne application,
• En coordination avec le département Maîtrise des Charges du Siège, mettre en place des référencements locaux,
• Gérer les contrats et les relations avec les fournisseurs locaux, résoudre les litiges, gérer les impayés,
• S’assurer de l’enregistrement des fournisseurs sur E-attestation et de la complétude des documents,
• S’assurer de la qualité de la base/référentiel fournisseurs (suppression des fournisseurs « dormants » et /ou en cessation d’activité),
• S’assurer de relations commerciales éthiquement irréprochables,
• Animer la communauté des fournisseurs (événements, communication).

Optimisation des postes de charges :

• Elaborer des budgets optimisés et mettre en place les contrats de prestations correspondants,
• Analyser les différents documents financiers et contractuels permettant cette élaboration,
• Consulter, négocier et compiler les offres des prestataires,
• Placer les prestataires référencés,
• Assurer le benchmark des postes de frais par rapport aux immeubles comparables.

Revue des contrats :

• Détection proactive des excès de charges supportés par les immeubles,
• Revue régulière des budgets de fonctionnement des immeubles selon un rythme déterminé par la taille et la complexité de ces derniers (> 100 lots – 1 fois par an, 50 < < 100 lots – tous les 2 ans, 30 < < 50 lots – tous les 3 ans),
• Optimisation budgétaire en cas de mise en concurrence,
• Suivi de l’échéance des contrats et mise en concurrence en fonction des dates anniversaire,
• Assurer la souscription des contrats réglementaires et obligatoires,
• Suivi des taux de pénétration des contrats signés avec les autres filiales du groupe (Assurimo, Tech-Way, …),
• Contribution au bon déploiement des packs travaux et RENOV+ par la sélection des partenaires de qualité (BPU préférentiels).

Relations clients :

• Assister aux conseils syndicaux de préparation des ordres du jour des assemblées générales de copropriété et aux assemblées générales pour présentation des résolutions (en appui des équipes de front office),
• Gérer la communication sur site afin d’informer et garantir un suivi régulier de l’état d’avancement des sujets auprès des équipes copropriété, des conseils syndicaux et propriétaires bailleurs,
• Gérer (ou être en appui du gestionnaire lors des réclamations techniques clients.

Ce poste, basé à Losserand (Paris 14ᵉ), implique des déplacements ponctuels à Massy et à Colombes.

Ce que nous offrons :

• L’opportunité de travailler au sein d’une entreprise en plein essor et en plein tournant digital,
• Un environnement de travail stimulant et collaboratif en travaillant au cœur de la vie de tous,
• Des opportunités de mobilité, transversale, hiérarchique ou encore géographique, il y a forcément une agence près de chez vous !
• Un accompagnement sur mesure via des outils internes : Plateforme d’intégration, de mobilité interne et de formation.

Vous demain :

• Technologies : Apple avec suite Office – logiciel de gestion : Millenium (Intuitif et conçu en interne pour participer à la digitalisation de l’entreprise).
• Avantages : Accord télétravail, participation, tickets restaurant ou restaurant d’entreprise, programme de cooptation, CSE (subvention annuelle). Des honoraires réduits pour les services Foncia (achat, location, location de vacances, diagnostics, travaux, assurances) et des avantages chez nos partenaires (location voiture, téléphonie, etc).
• Conditions : Mutuelle et prévoyance, remboursement titre de transport à 50%, RTT et 13ème mois.
• Mission Handicap : à disposition de tous nos salariés.

Vous aujourd’hui :

• Vous possédez une formation supérieure de niveau Bac+3/Bac+4 en immobilier, en achats ou en négociation commerciale,
• Vous disposez d’au moins 5 ans d’expérience idéalement acquise sur une fonction en gestion immobilière ou en administration de biens (notamment en gestion de copropriété) et où vous aurez pu développer des compétences en matière de maitrise des charges, de gestion des achats, de référencement de prestataires et de négociation avec des fournisseurs,
• Vous maitrisez le français, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral,
• Vous êtes à l’aise avec l’outil informatique et avez notamment une très bonne maitrise d’Excel,
• Vous faites preuve d’une forte appétence pour l’analyse de données chiffrées, l’analyse budgétaire, la rédaction contractuelle, la négociation commerciale,
• Vous avez des qualités de rigueur, d’organisation, de gestion des priorités, savez travailler de manière autonome avec méthode et en synergie d’action,
• Vous avez un esprit d’analyse mais aussi de synthèse et montrez de réelles qualités relationnelles tant avec les différentes équipes en interne (en local au sein de votre métropole ou en central au Siège du groupe), qu’en externe (clients, fournisseurs),
• Vous avez le sens de la satisfaction clients avec une orientation qualité.

Chez nous, tous les diplômes, tous les âges, tous les parcours, tous les lieux de vie sont les bienvenus.

En un mot : Rejoignez Foncia !

Processus de recrutement

Nous souhaitons le processus le plus fluide possible pour aller à l’essentiel :

1. Entretien avec l’équipe Recrutement : pour vous présenter plus en détail le poste, l’entreprise, ses politiques et avantages, échanger sur votre parcours et répondre à vos premières questions,

2. Entretien en agence avec le(s) manager(s) : si le retour est positif des deux côtés, rendez-vous en présentiel à l’agence pour approfondir les enjeux du poste et vous familiariser avec votre futur environnement,

3. Et… c’est terminé ! si tous les feux sont au vert, nous vous formulons une proposition de nous rejoindre et votre parcours d’intégration peut commencer.