Chargé évenementiel

En tant que Event & Communication Officer, vous serez le/la référent.e des événements de l'école, en pilotant la préparation, la logistique et la coordination le jour même, pour les portes ouvertes, salons, cérémonies et rassemblements de la communauté scolaire. Vous porterez également la communication autour de moments clés de la vie de l'école, notamment la promotion et le lancement du Grade 9 (G9), et coordonnerez avec la Community Manager la couverture des événements sur les réseaux sociaux. Événementiel & Logistique (mission principale)

• Piloter l'ensemble du cycle de vie des événements de l'école (portes ouvertes, salons, cérémonies, événements communautaires), de la conception au bilan.
• Construire et tenir à jour les plannings détaillés, check-lists et déroulés d'événements, en coordination avec la direction, les enseignants et les prestataires externes.
• Organiser la logistique sur site : aménagement des espaces, matériel audiovisuel, restauration, accès/sécurité, plans B météo.
• Être le point de contact principal le jour de l'événement : superviser l'installation, gérer les imprévus en temps réel, coordonner le personnel et les bénévoles.
• Coordonner les prestataires pour chaque événement : livraisons, accès, facturation.
• Réaliser un bilan après chaque événement et tenir à jour un calendrier partagé, en communiquant les échéances en amont aux parties prenantes.

Communication & Réseaux Sociaux

• Planifier et publier du contenu régulier sur les canaux de communication, en priorisant les actualités et annonces liées aux événements.
• Envoyer les newsletters et communications ciblées aux parents et parties prenantes, incluant les informations logistiques des événements.
• Gérer la newsletter trimestrielle de l'école, de la planification éditoriale à la diffusion.
• Concevoir et rédiger les supports événementiels et promotionnels : affiches, flyers, signalétique, badges, formulaires.
• Coordonner avec la Community Manager le contenu et la planification des réseaux sociaux, en particulier pour la couverture des événements et la campagne de lancement du Grade 9 (G9).

Gestion des Prestataires et du Matériel

• Gérer les commandes de fournitures, goodies et matériel événementiel/promotionnel dans le respect du budget.
• Coordonner les prestataires et agences externes liés aux événements : photographes, décorateurs, imprimeurs, prestataires audiovisuels, traiteurs.
• Tenir à jour et suivre les autorisations de droit à l'image des élèves, du personnel enseignant et administratif.

Projets & Rayonnement de l'École

• Piloter le projet annuel de Yearbook, incluant des ateliers avec les élèves du Middle School.
• Soutenir le programme Alumni : maintenir le lien avec les anciens élèves, coordonner les événements dédiés.
• Piloter la communication et le support événementiel pour la promotion et le lancement du Grade 9 (G9) : contenu de campagne, réunions d'information, logistique associée.
• Préparer les supports de présentation et documents pour les réunions du Head of School avec les parties prenantes.
• Suivre et communiquer les indicateurs clés de performance (KPI) liés à la fréquentation et à l'engagement lors des événements.

Support Administratif & Admissions

• Apporter un support à l'équipe Admissions : suivi des dossiers et organisation logistique des visites de l'école et journées portes ouvertes.
• Diplôme : Diplôme de niveau Bac+3 ou équivalent en Événementiel, Communication, Marketing ou domaine connexe.
• Expérience : Minimum 2 ans d'expérience dans l'organisation et le pilotage d'événements de bout en bout (préparation, coordination sur site, suivi).
• Organisation : Capacité démontrée à gérer la logistique sous contrainte de temps et à s'adapter en temps réel le jour de l'événement.
• Langues : Excellentes compétences de communication écrite et orale en anglais et en français (niveau C1 minimum dans les deux langues).
• Compétences : Fortes compétences organisationnelles ; capacité à gérer plusieurs projets et prestataires simultanément.
• Environnement de travail : À l'aise dans un environnement international et multiculturel.
• Disponibilité : Disponibilité ponctuelle en soirée/week-end pour les événements planifiés de l'école.