Office Manager

Adopt Parfums est un concept unique autour de l'univers du parfum. Une beauté accessible, qui s'inscrit dans une démarche qualitative et exigeante. Nos parfums sont fabriqués en France, à Château-Renard. Nous élaborons nos parfums avec des matières premières de qualité, récoltées au meilleur de leur potentiel olfactif, avec des essences choisies avec soin, et en nous appuyant sur le savoir-faire de nos artisans partenaires à Grasse, la capitale mondiale de la parfumerie. Adopt Parfums est en plein développement et recherche ses nouveaux talents pour partager une riche aventure au sein d'une team fun, passionnée et enthousiaste! En tant qu’Office Manager, vous assurerez le bon fonctionnement quotidien du bureau parisien et contribuerez à la qualité de vie au travail, tout en assurant un appui opérationnel à la Direction✨ Missions :

• Assistanat de Direction 📅
• Organisation et gestion d’agendas complexes et mouvants
• Planification et réservation des déplacements professionnels, en anticipant les contraintes de temps et de coordination
• Accueil et vie de bureau 👩‍💼
• Accueillir les visiteurs, partenaires et prestataires.
• Assurer la gestion des commandes de fournitures via Fiducial.
• Veiller au réassort régulier des essentiels de la cuisine.
• Services généraux & IT 💻
• Coordonner les petits travaux et interventions en collaboration avec les services généraux.
• Gérer le stock du matériel informatique en lien avec l’équipe IT.
• Être le relai local des actions de Qualité de Vie au Travail (QVT), en lien avec l’équipe Développement RH 🤸
• Organisation des activités bien-être et sportives,
• Contribution à la Semaine de la QVCT,
• Participation éventuelle au sourcing de prestataires, coachs et ateliers thématiques.
• Onboarding des nouvelles recrues à Paris ✨
• Préparation des kits d’intégration,
• Relai logistique avec votre responsable dans l’organisation des rendez-vous d’intégration.
• Evènementiel interne 🎉
• Participer à l’organisation des événements internes pour le bureau de Paris, en binôme avec votre Responsable et l’équipe Développement RH (ex : réunions d’équipe, afterworks, séminaires…).
• Gérer certaines réservations dans le cadre de ces événements pour les déplacements de l’équipe parisienne (billets de train, hébergements, salles de réunion…) en anticipant les contraintes de temps et de coordination.
• Contribuer aux engagements RSE d’Adopt Parfums 🌱
• Appliquer les bonnes pratiques environnementales au quotidien : tri des déchets, économie d’énergie, respect des procédures internes (ISO, logistique responsable, achats responsables).
• Contribuer à la réduction de l’empreinte environnementale du bureau parisien : choix de fournitures responsables, limitation du gaspillage et optimisation des commandes ♻️
• Participer à la promotion d’un environnement de travail sain, inclusif et favorable à la qualité de vie au travail, en lien avec les actions QVT 💛
• Vous avez à minima 1 an d'expérience (stage, alternance compris)
• Vous avez un niveau professionnel en anglais 🇬🇧
• Vous êtes reconnu(e) pour votre autonomie, votre rigueur et votre sens de l’organisation 🗂️
• Vous savez prioriser, gérer plusieurs sujets en parallèle et êtes à l’aise avec la polyvalence 🔄
• Vous êtes force de proposition et n’hésitez pas à faire évoluer les choses, même à petite échelle 💡
• Vous maîtrisez les outils bureautiques classiques (Suite Google / Microsoft, outils de gestion de commandes…) 🖥️