Assistant-e Administratif-ve

Dans le cadre d’un remplacement, notre association recrute en CDD un.eAssistant.e Administratif.ve basé à Paris 18.

MISSIONS

Sous la responsabilité de la Directrice Territoriale, en tant qu’Assistant.e Administratif.ve, au sein de l'équipe administrative régionale, vous aurez pour missions principales:

Appui administratif à la gestion des volontaires
- Organiser, classer et archiver les pièces administratives des dossiers des volontaires (preuves d'éligibilité, certificats médicaux, attestations du service public de l'emploi, attestations de formation...)
- Assurer la collecte et la transmission des documents depuis et vers les antennes et/ou la tête de réseau dans un souci de complétude des dossiers.
- Contribuer à l'alimentation des outils de suivi administratif

Moyens généraux / Logistique (en articulation avec la tête de réseau)- Gérer les stocks, les commandes de fournitures et matériel, petits achats
- Suivre les prestataires et les contrats (entretien, services externes)
- Assurer le suivi du parc informatique, reprographie, téléphonique et du parc automobile.

Appui aux missions de l'équipe administrative régionale, soit à titre illustratif :
- Gérer les entrées et sorties des salariés.ées et volontaires (constitution de dossiers, accès, documents administratifs).
- Mettre à jour les dossiers personnels (mutuelle, transport, médecine du travail, attestations).
- Participer au suivi administratif des éléments liés à la paie (arrêts maladie, absences, avances)
- Appuyer l’organisation des sessions de formation pour salariés et volontaires.
- Gérer les notes de frais, indemnités et avances pour volontaires. - Collecter les factures, scanner et les coder avant transmission.
- Suivre les factures manquantes et relancer si besoin.
- Participer au suivi des dépenses, budgets, rapprochements bancaires.
- Collecter et vérifier les pièces justificatives liées aux financements (FSE, etc.)

Vous participerez également à la réalisation des temps forts de l’année (journée de rentrée régionale, semaine d’intégration, cérémonie de lancement, grand rassemblement, cérémonie de clôture, journées de solidarité entreprises...)