Assistant administratif (H/F/X)

Présentation INRAE

L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche rassemblant une communauté de travail de 12 000 personnes, avec 272 unités de recherche, de service et expérimentales, implantées dans 18 centres sur toute la France. INRAE se positionne parmi les tout premiers leaders mondiaux en sciences agricoles et alimentaires, en sciences du végétal et de l’animal. Ses recherches visent à construire des solutions pour des agricultures multi-performantes, une alimentation de qualité et une gestion durable des ressources et des écosystèmes.

Environnement de travail, missions et activités

Affecté-e au sein de la cellule nationale de coordination de la médecine de prévention de la Direction des Ressources Humaines (DRH) d’INRAE, vous aurez la double mission suivante :

• Contribuer au fonctionnement technique du conseil médical afin d’assurer l’accompagnement des agents dont l’état de santé le nécessite. Cette mission, réalisée sous l’autorité du président de l’instance et en lien fonctionnel avec sa coordinatrice, s’inscrit dans le champ de la médecine statutaire. Elle consiste à instruire les demandes nécessitant un passage devant le conseil médical depuis la réception de la demande de l’agent, en passant par les convocations chez les médecins experts, jusqu’à la transmission des avis du Conseil médical aux services RH de l’institut et au suivi des décisions qui sont prises.
• Apporter un soutien opérationnel à la cellule de coordination nationale de la médecine de prévention qui est chargée d’impulser, de coordonner et de conseiller l’administration pour la politique de santé de l’institut.

Activités principales :

Pour la mission concernant le conseil médical (environ 50% du temps) et afin d’assurer la continuité de service, vos activités principales seront :

• Elaboration des processus d’instruction des dossiers et des documents types afférents dans une logique d’amélioration continue,
• Organisation logistique des séances du conseil médical,
• Réception, contrôle et instruction des dossiers,
• Planification et suivi des rendez-vous avec les médecins experts,
• Suivi des avis et des décisions prises par l’administration,
• Echanges et conseils auprès des agents et des acteurs RH (centres et nationaux),
• Veille et mise en œuvre des évolutions juridiques et réglementaires,
• Participation ponctuelle à des réseaux métier,
• Préparation des décisions de vacation pour les médecins membres du conseil médical.

Pour la mission concernant la coordination nationale de la médecine de prévention (environ 50% du temps), vous aurez en charge :

• Le secrétariat administratif classique : téléphone, agenda, courrier, classement, archivage, inscriptions aux colloques et séminaires …,
• La gestion des missions : réservations train et hôtel, frais de mission,
• L’organisation de réunions nationales des professionnels de santé,
• Le suivi des transferts des dossiers médicaux,
• La mise à jour de l’annuaire national de médecine de prévention,
• La centralisation de rapports d’activité,
• Le suivi du budget de fonctionnement des services médecine de prévention de centre
• La centralisation des remontées d’informations relatives à l’usage du futur logiciel médical.

Déplacements ponctuels nécessaires notamment lors des réunions plénières du conseil médical en présentiel de l’ordre de 1 à 2 par mois (en région parisienne et dans les différents centres régionaux).

Formations et compétences recherchées

BTS/DUT (Bac+2)

Domaine de formation souhaitée : Assistance en gestion administrative et/ou en gestion ressources humaines

Conditions particulières d’exercice :

• Télétravail partiel possible
• Déplacements ponctuels nécessaires notamment lors des réunions plénières du conseil médical en présentiel de l’ordre de 1 à 2 par mois (en région parisienne et dans les différents centres régionaux).

Connaissances :

• Connaissances en techniques de secrétariat et en gestion administrative,
• Connaissances en gestion budgétaire,
• La connaissance de la réglementation spécifique de la médecine statutaire et du statut des fonctionnaires (notamment en matière de congés pour raison de santé) serait un plus.

Compétences opérationnelles :

• Respecter les procédures et les délais,
• Savoir planifier son travail,
• Prioriser et gérer les urgences en autonomie,
• Gérer en confidentialité les informations détenues en fonction du destinataire.

Aptitudes :

• Savoir s’adapter,
• Faire preuve de réactivité,
• Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie et de diplomatie,
• Être à l’écoute.

Votre qualité de vie à INRAE

En rejoignant INRAE, vous bénéficiez (selon le type de contrat et sa durée) :

- jusqu'à 30 jours de congés + 15 RTT par an (pour un temps plein)

d'un soutien à la parentalité : CESU garde d'enfants, prestations pour les loisirs ;

- de dispositifs de développement des compétences : formation , conseil en orientation professionnelle ;

d'un accompagnement social : conseil et écoute, aides et prêts sociaux ;

de prestations vacances et loisirs : chèque-vacances, hébergements à tarif préférentiel ;

- d'une restauration collective.