Consultant(e) en Gestion Documentaire/Qualité - Plateforme Data - Freelance

Contexte de la mission

Une chaîne de service regroupant une dizaine d'équipes (techniques, produit, gouvernance, support, etc.) est en charge de concevoir, opérer et faire évoluer une plateforme data interne à destination de métiers variés.

La documentation produite par ces équipes souffre aujourd'hui de plusieurs problématiques :

Une dispersion sur de multiples outils et espaces de stockage

Une forte hétérogénéité dans les formats et niveaux de qualité

Des contenus parfois obsolètes ou insuffisamment partagés

L'objectif de la mission est de mettre en place une gestion documentaire structurée, partagée et cohérente, favorisant la capitalisation des connaissances, la transmission de l'information et la transparence vis-à-vis des équipes métiers.

Périmètre de la mission

1. État des lieux documentaire

Recenser les documents existants (techniques, fonctionnels, process, guides utilisateurs, etc.)

Qualifier leur nature, utilité, fraîcheur, public cible et localisation

Identifier les redondances, les obsolescences et les manques

Produire une cartographie de la documentation actuelle par équipe et par thématique

Livrable : audit documentaire + cartographie de la documentation existante

2. Analyse des besoins en documentation

Interroger les équipes internes (développeurs, ops, intégrateurs, PM, support) et les représentants métiers

Identifier les livrables critiques : guides de mise en production, manuels utilisateurs, dossiers d'architecture, fiches services, référentiels de données, etc.

Identifier les usages externes attendus : communication métiers, formations, support

Livrable : rapport de besoins documentaires internes et externes

3. Définition des modèles et standards documentaires

Proposer un modèle commun par type de document (fiche service, note d'architecture, guide d'utilisation, modèle de REX, etc.)

Définir la structure, les métadonnées, les règles de nommage et les niveaux de validation

Formaliser une charte documentaire et un kit documentaire opérationnel

Livrable : charte documentaire + modèles types

4. Analyse et optimisation des canaux de communication

Identifier les canaux existants (SharePoint, Teams, Confluence, Outlook, Wiki interne, etc.)

Évaluer leur usage réel et proposer une rationalisation ou centralisation

Définir les règles d'usage et de diffusion : publication interne / externe, archivage, notifications, confidentialité

Livrable : plan d'organisation de la communication documentaire

5. Gouvernance de la gestion documentaire

Définir les rôles et responsabilités : contributeurs, validateurs, référents documentaires, administrateur de l'espace central

Mettre en place le processus complet de gestion documentaire (rédaction, revue, publication, mise à jour, archivage)

Proposer des outils de pilotage : tableau de bord de suivi, indicateurs de maturité documentaire

Livrable : schéma de gouvernance + processus de gestion documentaire

Compétences requises

Hard Skills

Gestion documentaire / GED : cycle de vie, versioning, droits d'accès, plans de classement, templates

Maîtrise d'outils collaboratifs : SharePoint, Confluence, Teams ou équivalents

Audit et structuration de la documentation : cartographie, typologie, rationalisation

Compréhension d'un environnement data / IT : documentation technique, fonctionnelle et métier

Gouvernance et processus : rôles, workflows de validation, règles de publication

Gestion de projet : cadrage, plan d'action, suivi, indicateurs d'adoption

Soft Skills

Sens de la structuration, de la synthèse et de l'organisation

Autonomie, proactivité et adaptabilité

Communication claire et capacité à animer des ateliers

Pédagogie, influence transverse et orientation utilisateur

Appétence pour les environnements techniques