Chargé d’exploitation H/F

GR Welcome Services est une société de prestation appartement au Groupe GR et spécialisée dans les métiers de l’accueil en entreprise. Nous accompagnons nos clients en leur proposant des solutions sur-mesure pour l’accueil physique, téléphonique, ainsi que des services support.
Notre priorité : offrir une expérience d’accueil professionnelle, chaleureuse et irréprochable au quotidien.

Nous recherchons aujourd’hui la future chargée d’exploitation (H/F) qui rejoindra notre équipe en CDI ASAP !

Mission :  Assurer   le support rigoureux sur l’aspect Exploitation et toute sa gestion de plannings des sites clients afin de contribuer au parfait fonctionnement des bancs d’accueil permanents pour lesquels GR welcome services a un contrat en veillant à leur rentabilité (coûts/revenus) et en garantissant le respect des lois sociales.

Contribuer à l’excellence du service rendu et au développement de la société.

Gestion des plannings

• Gestion et élaboration des plannings des hôtes.ses sur sites
• Gestion des remplacements dans le cadre d'absences prévues et imprévues
• Interface clients pour information des plannings (envoi hebdomadaire)
• Gestion de la mise à disposition du personnel pour les demandes de prestations supplémentaires
• Interface avec le recrutement pour alerter sur les besoins de CDD de remplacement
• Validation des congés payés et trouver le personnel à alouer
• Gestion des arrêts maladies, AT et maternité (envoi des arrêts au cabinet de paye, et assurer le suivi)
• Gestion et planification des visites médicales
• Suivi de la ponctualité pour transmission à RH et aux chargé.e.s clientèle pour éventuelles sanctions et impact sur primes ou pour disciplinaire
• Suivi des prestations supplémentaires pour la facturation clients
• Suivi des heures non prestées
• Suivi des heures improductives

Préparation des éléments variables de payes

• Validation des plannings finaux
• Vérification des tickets restaurant, transport, heures supplémentaires réalisées
• Transmission des éléments au cabinet de paye
• Vérification des bulletins de salaire puis interface pour modifications auprès du cabinet paye
• Transfert des fichiers de Tickets restaurant
• Transfert des bulletins sur le coffre-fort digital
• Réponse aux questions des collaborateurs sur les payes
• Gestion des entrées et sorties administratives du personnel (intégration, planification et envoi en paye)
• Gestion des acomptes
• Gestion des notes de frais du personnel terrain
• Gestion et remise des STC

Gestion des prises de poste des hôte.sses terrain

• Gestion des prises de poste en dehors des heures de travail (astreintes entre 6h00 et 9h00 puis entre 18h00 et 21h00 et le samedi matin pour une prise de poste)
• Gestion des prises de poste pendant les heures de travail
• Interface clients pour information des absences et remplacements
• Interface avec les hôte.sses pour le suivi des retours d’absence
• Transmission des rapports de ponctualité, quand besoin
• Suivi des «déprises de poste »
• Orientation - Part1 (signature contrat, fonctionnement de l’agence), etc…

Support qualité & autres

• Gestion des tenues (identification besoins, commande, gestion des délais, devis…)
• Coordination du pressing et suivi facturation
• Rédaction et mise à jour de consignes du département exploitation
• Gestion des prestations supplémentaires (interface clients)
• Aide à la préparation des contrats CDD, CDI (avenants ...)
• Aide pour les welcome packs
• Aide au suivi des PE
• Aide à la réalisation des courriers disciplinaires
• Aide au suivi des mutuelles
• Formation et suivi d’éventuels nouveaux collaborateurs

Personnalité :

Nous recherchons une personne dynamique, avec une bonne gestion du stress et un excellent relationnel. Si jongler avec les emplois du temps et réorganiser les plannings comme dans une partie de Tetris parfaitement orchestrée te fait vibrer, ce poste est fait pour toi : agilité, organisation et sang-froid garantis !

Expérience : 1 ère expérience similaire (stage et alternance compris)

Structure Hiérarchique :

Supérieur  : Directrice ajointe
Collabore avec  : Les chargés de clientèle et le recrutement

Process de Recrutement :

• 2 entretiens à prévoir

Rémunération & Avantages :

• Rémunération selon profil et expérience entre 30-33k
• Ticket restaurant 10€ prise en charge à 60%
• Transport pris en charge à 50%
• Bureaux en plein cœur de Paris

Vous rejoigniez une équipe dynamique et soudée passionnée par le métier de la prestation de service !