Assistant.e formation - Temps partiel 80% H/F

Créée en 2013 et membre du mouvement Emmaüs, l’association Emmaüs Connect a redonné le pouvoir d’agir à plus de 250 000 personnes en difficulté sociale et numérique grâce à une équipe d'une centaine de salariés épaulée par plus de 1500 bénévoles sur 19 territoires d'action.

Nous agissons de 3 manières : en fournissant des moyens de connexion et équipements à tarifs solidaires, en accompagnant les personnes en difficulté sur les usages de base, et en formant des professionnels de l’action sociale aux pratiques de l’inclusion numérique

VOTRE MISSION

Gérer les aspects administratifs et logistiques des formations du pôle Formation

• Suivi administratif

  • Gérer les inscriptions des apprenant.e.s

  • Assurer la conformité et la collecte des documents réglementaires et contractuels liés à la formation (convocations, conventions, contrats de sous-traitance, feuilles d’émargement, attestations, évaluations, etc.), en assurant leur conformité Qualiopi, leur mise à jour et leur archivage.

  • Veiller à l'application des procédures administratives internes.

• Organisation logistique et planification des formations

  • Coordonner et optimiser les plannings des formations et des formateur.rice.s interne.s et externes.

    • Proposer des dates au.x partenaire.s dans le respect des contraintes demandées

    • Proposer des créneaux aux formateurs externes en fonction de leur situation géographique (domiciliation, enchaînement des lieux de formation)

  • Gérer les réservations (salles, matériel, équipements dont flotte de tablettes et d’ordinateurs) et coordonner avec des prestataires externes le cas échéant

  • Apporter une assistance technique aux stagiaires lors des sessions distancielles

• Communication

  • Être le contact privilégié des apprenant.e.s et formateur.rice.s, notamment pour les questions logistiques et administratives

  • Gérer la boîte mail dédiée aux enjeux administratifs et logistiques du pôle Formation, orienter les personnes vers les interlocuteurs appropriés.

  • Expliquer l'offre de formation et le process d’inscription aux apprenant.e.s et/ou commanditaires

• Suivi Qualité

  • Faciliter le respect des engagements qualité par les formateurs

  • Opérer le suivi qualité des actions de formation professionnelle en conformité avec le référentiel Qualiopi.

  • Contribuer à la préparation des audits, contrôles internes, et mises à jour documentaires.

  • Assurer une veille sur les pratiques de gestion de la formation et proposer des améliorations de process, en lien avec les exigences qualité et réglementaires.

  • Produire des rapports sur l’activité de formation et sur les indicateurs de performance des formations et les communiquer aux interlocuteurs pertinents (commanditaires, référente qualité, formateur.rice.s, etc.)

Perspectives d’évolution de la mission :

• Assurer la clôture administrative des formations, le suivi des engagements administratifs et la facturation.