Assistant(e) H/F/NB

Nous recherchons, pour un CDD basé sur le palais des Congrès de Paris, un(e) :

ASSISTANT(E) H/F/NB

L’assistant(e) prend en charge la gestion et l’organisation administrative du service auquel il / elle est rattaché(e).

Dans le cadre de son activité, vous avez pour principales missions de :

• Prendre en charge les tâches administratives relatives à l’activité de son manager et plus généralement du service auquel il/elle est rattaché(e) : réalisation et/ou mise en forme des documents : présentations, courriers, tableaux de reporting, saisie des notes de frais, bons de commandes…

• Le cas échéant, organiser la logistique de certains rendez-vous, réunions, déplacements (calendrier, réservation des salles, repas, transport, commandes et dépenses s’y rapportant etc.),

• Recevoir et orienter les appels téléphoniques, prendre et transmettre les messages téléphoniques,

• Traiter le courrier de la direction et en assurer la répartition,

• Participer à certaines réunions et en assurer la rédaction des comptes rendus

• Gérer les fournitures du service et matériel de bureau et éviter les ruptures de stocks de fournitures,

• Assurer les opérations de clôture trimestrielle : relance des fournisseurs, transmission des factures, établissement des provisions,

• Le cas échéant, assurer le suivi budgétaire des frais de fonctionnement de la direction et le suivi du temps de travail des collaborateurs du service,

• Effectuer le classement et l’archivage,

• Effectuer les tâches administratives inhérentes à la fonction et se conformer aux process de l’entreprise,

• Contribuer à l’établissement, à l’amélioration et au respect des process et engagements qualité et développement durable.

Les missions précitées ne sont pas exhaustives, peuvent dépendre des spécificités du site ou du département sur lequel le/la collaborateur(trice) est affect(e) et restent évolutives.

Profil : 

Vous êtes titulaire d’un BAC + 2 assistanat ou gestion, avec une expérience confirmée (5 à 10 ans) sur un poste similaire

Savoir-faire

• Excellent niveau d’orthographe

• Qualités rédactionnelles

Organisation

Savoir-être

• Rigueur

• Bon sens et discrétion

• Qualités relationnelles

• Diplomate

• Intelligence situationnelle