Assistant de Direction H/F

Assistant de Direction H/F hrlzrkpp06

Sous l’autorité de deux directions distinctes, un ESAT et un Foyer d’Hébergement partageant un même site, la secrétaire réalise des activités d’accueil du public, de gestion administrative et de suivi commercial.

Il/Elle rend compte aux directions d’établissement ESAT / Foyer qui supervisent l’organisation et la réalisation de son activité.

Il/Elle prend connaissance et respecte les procédures de l’Entraide Union, de l’Esat, ainsi que celle du Foyer d’Hébergement.

Tâches communes ESAT / Foyer Jean Moulin

1. Accueil & Communication

o Tenue du standard

o Accueil physique et veille au remplissage du registre d’entrée des visiteurs

o Prise de notes et élaboration de compte-rendu

o Enregistrement du courrier des personnes accompagnées avant transmission

2. Gestion administrative générale

o Gestion administrative courante de l’établissement

o Transmission des effectifs pour les repas

o Gestion des achats de fournitures de bureau et de pharmacies

o Déclarations et suivis des sinistres

o Gestion des procès-verbaux (PV)

o Suivi du taux d’activité mensuel

o Participation aux temps forts rythmant l’année d’un établissement médico-social

o Participation aux groupes de travail sur le Projet d’établissement

o Participation aux réunions relatives à la politique qualité, etc.

o Préparation, participation et rédaction du compte-rendu du Comité de Vie Sociale (CVS)

o En lien avec l’Agent Technique :

- Contrôle et suivi des contrats de maintenance et des vérifications obligatoires

- Mises en concurrence et/ou recherche de prestataires

3. Ressources humaines

o Transmission des éléments variables de paie aux gestionnaires (justificatifs d’absences, congés, transport…)

o Mise en œuvre et suivi du Plan de Développement des Compétences

o Préparation et suivi des dossiers du personnel

o Commande des tickets restaurants du personnel

o Demande de prise en charge AGEFIPH pour le personnel

o Suivi des rendez-vous auprès du médecin du travail pour le personnel et les travailleurs

o Demande de création des outils informatiques pour les nouveaux salariés

4. Suivi des usagers / personnes accompagnées (via IMAGO)

o Vérification, contrôle et mise à jour des données des travailleurs / résidents

o Saisie des données lors d’une nouvelle entrée à l’ESAT ou au Foyer

o Numérisation du dossier du travailleur et de la personne accompagnée

Missions spécifiques sur l’ESAT :

1. Encadrement et appui aux travailleurs

o Supervision d’un travailleur dans la gestion du courrier (entrant/sortant) et des mails selon les procédures

o Enregistrement et suivi des absences des travailleurs

2. Gestion administrative et financière

o Facturation client, suivi des règlements, relances des impayés

o Gestion de la déclaration DOETH

o Contribution à la bonne gestion comptable de l’ESAT

3. Support technique

o Support technique sur l’utilisation des logiciels spécifiques à l’ESAT

o Interface avec les partenaires extérieurs de l’ESAT

Missions spécifiques sur le Foyer :

1. Accueil et gestion des communications internes/externes

o Contrôle et gestion des entrées/sorties

o Gestion du standard téléphonique et orientation vers les bons interlocuteurs

o Enregistrement quotidien du courrier

2. Gestion administrative et financière

o Préparation des factures pour la direction

o Contribution à la bonne gestion comptable du Foyer

3. Support technique

o Gestion du tableau de suivi des matériels remis (clés, bip, etc.)

o Suivi des commandes passées et travail de contrôle de celles-ci

Profil:

• Diplôme Bac+2 requis idéalement en Administratif et Ressources Humaines

• Expérience de minimum 2 ans souhaitée, idéalement dans le médico-social

• Maîtrise de la langue française et de l’outil informatique (Word, Excel)

• La connaissance d'Imago est un plus

• Excellente qualité rédactionnelle et communicationnelle

• Sens de l’organisation, de synthèse, prise d’initiative, d’autonomie, polyvalence, discrétion

• Respect et capacité d’écoute des personnes accueillies

Conditions et organisation de travail :

Poste en CDI Temps Plein à pourvoir dès que possible

Localisation : Poste basé à l'ESAT et Foyer Jean Moulin - 40 avenue Jean Moulin - 75014 Paris

Rémunération : Selon expérience et en application de la Convention Collective Nationale du 15 mars 1966

Durée du travail : 35h/semaine, du lundi au vendredi

ESAT Jean Moulin

Créée en 1954, l'Entraide Union est une association intervenant dans les secteurs social, médico-social et sanitaire. Elle regroupe près de 60 établissements qui accueillent des personnes de tous âges, en grande difficulté ou en situation de handicap, ainsi que des enfants dans le cadre de la protection de l'enfance.

Parmi ces établissements, l’ESAT Jean Moulin accueille des personnes adultes, sourdes, présentant des troubles associés (déficience visuelle, intellectuelle, troubles ou inhibition de la communication, problèmes psychologiques ou psychiatriques) liés a une inadaptation sociale et professionnelle tels qu’ils nécessitent une prise en charge spécifique.

Paris Baccalauréat Débutant (moins de 2 ans) CDI Secrétaire / secrétaire de direction