SECRÉTAIRE POLYVALENT.E H/F

SECRÉTAIRE POLYVALENT.E H/F

30072025-2918 En qualité de Secrétaire polyvalent et sous l'autorité de la Directrice, vous êtes en relation étroite avec le comptable et l'agent d'accueil du programme et êtes en charge de missions variées telles que l'organisation de l'accueil physique et téléphonique des personnes (réfugiés, partenaires, salariés, etc.), organisation de la réception du courrier et élaboration de documents administratifs de l'établissement, appui à la gestion du temps de travail des salariés, de tâches administratives diverses qui pourraient vous êtes confiées. Vos missions principales sont les suivantes :

• Remplacement de l'accueil en l'absence de l'agent : accueil convivial et orientation du public, suivi des inscriptions à la halte-garderie, gestion des appels téléphoniques ;
• Traitement du courrier et des livraisons (réception, enregistrement, classement, distribution, affranchissement, diffusion...) ;
• Suivi de stocks (réassort et rangement des fournitures, équipements, petits matériels, produits...) et passage de commandes (réception, suivi utilisation, inventaires...) ;
• Préparation de l'accueil des nouveaux salariés (équipement, accès numériques...) ;
• Mise à jour des documents (annuaire, boite mail, feuilles d'émargement,) ;
• Classement des dossiers (feuilles d'émargement, attestation de remise de matériel, bons de livraison...) ;
• Relations de suivi des prestataires (assistantes maternelles, informatique, entretien ménager, travaux...) ;
• Renseignement d'une base de données "métiers" et/ou de tableurs Excel (statistiques et indicateurs...) ;
• Réalisation d'activités administratives diverses (réservation hôtel/salle/billets déplacements, organisation logistique des réunions et tenue d'agenda, préparation des salles, comptes-rendus de réunions...)
• Déclaration de sinistres auprès des assureurs et suivi du dossier ;
• Gestion des demandes de devis ;
• Tenue des tableaux d'information et des affichages obligatoires ;
• Remontée des dysfonctionnements à la direction.

Cette liste n'est pas exhaustive, d'autres missions en lien avec le poste pourront vous être confiées. CDD temps plein à terme incertain à pourvoir dès que possible jusqu'au 07.10.2025. Salaire de 25 633€ bruts annuels selon Convention Collective France terre d'asile et expérience (complément Ségur inclus) Profil: Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac Pro à Bac+2 dans les filières du secrétariat, de l'accueil, de l'assistanat de gestion. Vous connaissez les techniques de traitement de l'information et êtes capables d'assimiler et d'appliquer les règles et procédures internes. Vous savez faire preuve de rigueur, précision, confidentialité, fiabilité et méthode. Vous avez une parfaite maîtrise du pack office ainsi que de bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles. Vous êtes capable de communiquer en anglais. Vous connaissez les techniques de traitement de l'information et êtes capables d'assimiler et d'appliquer les règles et procédures internes. France terre d'asile Créée il y a plus de 50 ans, France terre d'asile défend les droits des personnes exilées à l'échelle nationale et européenne à travers des actions de plaidoyer et de sensibilisation. L'association accompagne les demandeurs d'asile, personnes réfugiées et mineurs non accompagnés en leur offrant accueil, hébergement et soutien dans leurs démarches administratives, sociales et d'intégration. Présente dans 10 régions et 60 villes, elle compte plus de 130 structures et a accompagné plus de 97 000 personnes en 2023. Engagée pour un environnement de travail inclusif et durable, France terre d'asile encourage la diversité et l'égalité professionnelle et lutte contre toute forme de discrimination liée au genre, à l'origine ou à l'orientation sexuelle. Nous appliquons un accord handicap en faveur de l'insertion et du maintien en emploi des personnes en situation de handicap, ainsi qu'un accord Mobilité durable pour favoriser les déplacements écoresponsables. Paris CAP/BEP/BAC Pro Débutant (moins de 2 ans) CDD / Remplacement Secrétaire / secrétaire de direction