Coordinateur Administration Projets Marketing (H/F)

Description générale

Nous recherchons un(e) Coordinateur Administration Projets Marketing (H/F) qui aura pour mission principale l’administration des projets (événements externes) : de la préparation des documents en passant par la rédaction des contrats jusqu’au suivi de la réalisation.

Vous aurez la responsabilité de l’archivage et de la traçabilité des projets en cas d’audit interne.

Vous contribuez à l’optimisation de la gestion opérationnelle et financière des projets. Vous siège et le terrain.

Vous soutenez les managers dans l’administration des activités inhérentes au domaine d’activité.

Activités principales :

- Pilotage de l’administration et logistique des projets (20% à 40%)

• Responsable de l’administration des projets (événements externes) ;

• Responsable de l’organisation de la logistique des événements externes en étroite collaboration avec les prestataires externes ;

• Gère le suivi des contrats pour les projets ;

• Initie les points opérationnels pour le suivi des activités en cours, la planification des projets et la rédaction des comptes-rendus ;

• En fonction des activités spécifiques de la direction, coordonne des projets internationaux ;

• Peut-être amené à coordonner en autonomie les événements, à apporter un support sur la production de matériel non promotionnel et à saisir certains éléments dans les outils en place.

- Responsable du suivi des engagements budgétaires (20%- 30%)

- Facilitation des activités des équipes (10%-20%)

• Assiste les équipes dans leurs activités quotidiennes ;

• Assure l’organisation logistique des réunions d’équipe ;

• Responsable du classement ;

• Suit l’intégration des nouveaux arrivants ;

• Fournit le matériel et les outils mis à disposition de la Direction ;

• Coordonne les interactions entre le siège et le terrain ;

• Responsable de l’amélioration continue des process existants ainsi que les méthodes de travail dans une optique de simplification des relations entre le siège et le terrain.

- Facilite les audits internes et amélioration continue des procédures internes (10%- 15%)

• Coordonne les audits internes ;

• Veille au respect et au maintien de la méthodologie de l’administration des projets.

- Participation à des projets spécifiques (5%-20%)

Profil :

• Formation Bac +2 minimum de type Attaché de Manager, ou Assistant de Gestion Administrative et Financière ;

• Vous avez au moins 2 ans d’expérience avec une expérience en gestion de projet ;

• Maîtrise du Pack Office et outils de gestion de type achats… ;

• Connaissance en méthodologie de gestion de projet ;

• Esprit d’équipe ;

• Rigueur.

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