Assistant Administratif - H/F

Le projet

Créée en 1991, est un groupe associatif à fort impact social, environnemental et économique, réalisant 60 M de produits d’exploitation en 2025 .Une vingtaine d’entreprises et structures tremplin le composent aujourd’hui, situées en Ile-de-France essentiellement, en Auv.-Rhône-Alpes et en Nouvelle Aquitaine. Nos activités couvrent 5 secteurs : logistique, BTP, économie circulaire, numérique, vignes espaces verts. Notre vocation principale est de favoriser le retour à l’emploi de personnes vulnérables : chômeurs de longue durée, bénéficiaires du RSA, personnes en situation de handicap, primo-arrivant ...

Notre conviction : personne n’est inemployable. Nous favorisons ainsi la remobilisation de 4 500 personnes par an , accompagnées grâce à des parcours vers l’emploi permettant de restaurer leur confiance et leur autonomie. Notre action s’ancre dans des valeurs fortes d’engagement, de bienveillance, d’esprit d’équipe, de confiance et de professionnalisme. Et depuis 2022, nous sommes labellisés Great Place to Work .

Créer en 1997, Ares Atelier est un des établissements historiques du Groupe Ares. Situé au sein de CAP18 à proximité de la Porte d’Aubervilliers, Ares Atelier intervient comme prestataire logistique, sur des prestations de logistique documentaire et e-commerce (kitting, préparation de commandes B to B et B to C) réalisées quotidiennement par les salariés en parcours. Ares Atelier accueille près de 60 personnes en situation de grande précarité . Grâce à ses 3 dispositifs d’insertion ( DPH ; CAVA ; ACI ) et selon leurs capacités à travailler et à se mobiliser, les personnes se voient proposer une reprise d’activité progressive allant de 6h à 28h hebdomadaire . Elles sont accompagnées à la levée des freins sociaux et administratifs qu’elles rencontrent, et à la construction d’un projet professionnel. L’accompagnement (tant individuel que collectif) se fait au sein de l’établissement.

Le Groupe Ares cherche aujourd’hui

un.e Assistant.e Administratif.ve

pour renforcer l'équipe administrative d’Ares Atelier

Le poste

Ce poste est fait pour vous si :

• vous avez une bonne expérience dans l’assistanat
• vous souhaitez participer à un projet humain et donner sens à votre travail
• vous aimez évoluez dans un environnement dynamique et évolutif

Membre de l'équipe permanente d' Ares Atelier composé de 12 salariés , vous serez sous la responsabilité de la Directrice de site.

Prendre en charge l’accueil téléphonique et physique et l’orientation des personnes.

Faire renseigner et signer le registre visiteur à toute personne externe à l’établissement à leur entrée et à leur sortie. Si nécessaire, mettre à disposition les équipements de protection individuelle.

Assurer le secrétariat administratif: gestion du courrier (dont boîte mail), rédaction de correspondances, mise à jour, classement des dossiers, etc.

Réaliser un compte rendu régulier des activités administratives auprès de la direction.

Le cas échéant, réceptionner les candidatures de salarié.es en insertion, inviter les candidat.es aux sessions de recrutement et, lors de celles-ci, collecter les documents nécessaires à la constitution de leur dossier.

2. Assurer le suivi administratif du personnel de l’établissement

• Constituer les dossiers administratif et informatique pour chaque nouveau collaborateur entrant dans la structure (permanent et en parcours). Transmettre les documents aux différents interlocuteurs internes (dossiers, contrats, Pass IAE, etc.)
• Assurer le suivi administratif du personnel(permanent et insertion) :
  • Effectuer les démarches nécessaires à l’embauche, au parcours et à la sortie du personnel (DPAE, inscription au registre du personnel, visite médicale & mutuelle, etc.)
  • Créer les fiches salarié sur l’outil et s’assurer de la cohérence des informations saisies auprès de l’équipe sociale notamment. Le cas échéant, mettre à jour les données administratives. Pour le personnel du Dispositif Premières Heures, assurer la communication et le suivi administratif avec la structure partenaire.
  • Plus spécifiquement, pour le personnel en parcoursd’insertion :
    • Editer les contrats initiaux et avenants de renouvellement de contrat si nécessaire.
    • Réaliser les déclarations mensuelles selon le dispositif (Plateforme ASP notamment)

• Contribuer à la réalisation de la paie du personnel:

• • Réaliser mensuellement la saisie des Evènements Variables de Paie (congés, absences, justificatifs, etc.) dans le logiciel Chronos. Sur validation de la Direction, transmettre les informations aux gestionnaires de paie.

• • Assurer le suivi et l’archivage de tous les justificatifs relatifs aux éléments de paie.

• • Renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi du personnel selon procédures en vigueur

• • Imprimer et mettre sous pli les bulletins de paie et d’allocations et en assurer la distribution aux collaborateurs concernés.

3. Contribuer activement au suivi des temps de travail

• En concertation avec le Responsable d’Exploitation et le Responsable de l’Accompagnement socio-professionnel, réaliser la saisie des planning hebdomadaires des équipes sur le logiciel de gestion des temps (Chronos).
• Mettre à disposition des équipes d’encadrement les plannings collectifs hebdomadaires et distribuer aux collaborateurs aux collaborateurs en parcours leurs planning de travail individuels.
• Réaliser, éditer et mettre à disposition les feuilles d’émargement hebdomadaires. Plus spécifiquement, pour les salariés du Dispositif Premières Heures, renseigner les fiches de suivi des heures réalisées et les transmettre mensuellement au partenaire concerné.
• Assurer l’archivage des documents relatifs au suivi des temps de travail

Des missions additionnelles pourront vous être confiées en fonction des besoins.