Assistant administratif à temps partiel

The Health Embassy est une structure indépendante spécialisée dans la médecine personnalisée, l’expertise médicale de haut niveau et le case management médical international. Nous accompagnons des particuliers, des familles, des entreprises et des institutions dans l’accès à l’excellence médicale, en France et à l’international, avec une approche exigeante, humaine et confidentielle.

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) et office manager polyvalent(e), pour accompagner le fonctionnement quotidien de la structure.
Le poste couvre des missions variées : support administratif, organisation, suivi de documents, facturation simple, coordination avec les prestataires et appui opérationnel à la direction.

Nous recherchons une personne fiable, organisée, discrète et proactive, à l’aise avec les outils bureautiques, capable de gérer plusieurs sujets avec méthode et sens des priorités, dans un environnement à taille humaine et à haut niveau d’exigence.

Vos missions

Sous la supervision directe de la direction, l’assistant(e) administratif(ve) et office manager polyvalent(e) interviendra sur les missions suivantes :

• Gestion administrative courante : classement, archivage (papier et numérique), suivi des documents, préparation de dossiers
• Gestion simple de la comptabilité : collecte et scan des factures, transmission aux cabinets comptables, suivi des pièces, tableaux de suivi
• Facturation clients : édition des factures, suivi des règlements, relances simples si nécessaire
• Suivi des prestataires et partenaires : coordination administrative, échanges par email et téléphone
• Organisation et logistique : gestion des agendas, organisation de rendez-vous, support à l’activité quotidienne du centre
• Mise à jour de tableaux Excel / Google Sheets (suivi administratif, financier simple, reporting)
• Support à la direction : assistance opérationnelle sur des tâches transverses, ponctuelles ou récurrentes
• Participation à l’amélioration des process internes et à la bonne organisation générale du bureau

Le poste nécessite rigueur, sens de l’organisation, discrétion et autonomie, dans un environnement dynamique et à forte exigence de qualité.

Vos compétences

Nous recherchons une personne sérieuse, fiable et organisée, ayant le sens des responsabilités et le goût du travail bien fait. Le poste s’adresse à un profil polyvalent, capable de gérer des tâches variées avec méthode et discrétion.

Exigences et qualités attendues :

• Rigueur, sens de l’organisation et respect des délais
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Autonomie dans l’exécution des tâches confiées
• Bon relationnel, communication claire et professionnelle
• Capacité à prioriser et à gérer plusieurs sujets en parallèle
• Esprit pratique, proactif et orienté solutions

Compétences souhaitées :

• Maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, Google Docs / Sheets)
• Aisance avec les outils numériques et administratifs
• Notions de comptabilité simple (factures, suivi de pièces, tableaux)
• Capacité à rédiger des emails clairs et professionnels
• Une première expérience en assistanat administratif, office management ou secrétariat est appréciée, mais les profils juniors sérieux et motivés sont également bienvenus

Nous attachons autant d’importance au savoir-être qu’aux compétences techniques, et recherchons une personne impliquée, fiable et désireuse de s’inscrire dans une collaboration de qualité.

Avantages

Rejoindre The Health Embassy, c’est intégrer une structure à taille humaine, exigeante et bienveillante, évoluant dans un environnement haut de gamme et stimulant, au croisement de la santé, de l’expertise médicale et de l’international.

Ce que nous offrons :

• Un cadre de travail sérieux, respectueux et confidentiel
• Une relation de travail directe avec la direction, favorisant l’autonomie et la montée en compétences
• Des missions variées et responsabilisantes, loin d’un poste monotone ou cloisonné
• Une vision qualitative du travail, avec des standards élevés mais humains
• La possibilité de développer une vraie polyvalence en administration et office management
• Un environnement professionnel valorisant, en lien avec des experts médicaux et des partenaires de haut niveau
• Une structure en développement, offrant des perspectives d’évolution à moyen terme

Nous recherchons une collaboration basée sur la confiance, la fiabilité et la qualité du travail, dans un esprit de respect mutuel et d’exigence partagée.