Office Manager (F/H) - Paris - CDI

SPARTES

Conseil en performance économique des entreprises

Office Manager F/H

Rejoignez Spartes et contribuez chaque jour à créer un environnement de travail accueillant, fluide et agréable pour nos collaborateurs et nos visiteurs.

Contrat : CDI
Localisation : Paris 9e - quartier Opéra
Rattachement : Direction RH
Périmètre : Paris, Lyon, Nantes, Toulouse et Tours

Spartes, en quelques mots

Spartes est un cabinet de conseil spécialisé dans la performance opérationnelle et économique des entreprises : maîtrise des coûts sociaux, fiscaux, assurantiels, immobiliers, R&D et énergie. Nous accompagnons des clients exigeants – DAF, DRH, directions générales – avec une approche qui conjugue expertise métier pointue, innovation technologique, proximité terrain et culture du résultat.

Nous sommes une structure à taille humaine, en forte croissance, portée par une culture d’entreprise affirmée : conquérants dans nos ambitions, autonomes dans nos décisions, humbles dans notre posture, collectifs dans notre énergie.

Le poste

Pour accompagner la croissance de Spartes et garantir un environnement de travail accueillant et sécurisé, nous recherchons un·e Office Manager.

Rattaché·e à la Direction RH, vous jouerez un rôle central dans le bon fonctionnement opérationnel de nos sites de Paris, Lyon, Nantes, Toulouse et Tours.

En tant qu’Office Manager, vous êtes garant·e de la meilleure expérience possible pour toutes les personnes qui passent nos portes – collaborateurs, clients, partenaires – tout en assurant la bonne gestion de nos services généraux.

Véritable point de coordination interne, vous contribuez directement à la qualité du cadre de travail des collaborateurs, à la maîtrise des coûts et à la fluidité de l’organisation au quotidien.

Vos missions

Après une intégration complète sur nos expertises, vos missions seront les suivantes :

Expérience collaborateurs et visiteurs

• Garantir un accueil professionnel et chaleureux de chaque visiteur : organiser l’accueil physique et la préparation des salles et des espaces de réception, créer une atmosphère conviviale et soignée au sein des bureaux.

• Organiser l’arrivée des nouveaux collaborateurs en lien avec les RH et le service IT et veiller à la qualité de leur premier jour.

• Être à l’écoute des collaborateurs, anticiper les irritants du quotidien et apporter des réponses concrètes, dans le respect des règles et de la politique interne.

• Proposer et déployer des initiatives visant à améliorer le confort, la convivialité et la qualité de vie au travail sur l’ensemble des sites.

• Veiller à la bonne circulation de l’information pratique liée à la vie des bureaux.

Gestion des sites et des services généraux

• Assurer la gestion des services généraux et le bon fonctionnement quotidien des bureaux sur l’ensemble des sites (Paris, Lyon, Nantes, Toulouse, Tours) : propreté, sécurité, confort.

• Gérer la logistique courante (salles de réunion, badges et accès, consommables, équipements et mobiliers), les stocks et les commandes de fournitures.

• Piloter les prestataires externes (ménage, maintenance, sécurité, déchets, restauration, services techniques…). Négocier les contrats de prestation et gérer les factures, contrôler la qualité de service et les coûts, et proposer des optimisations.

• Veiller à la conformité, à la sécurité et aux normes des locaux (hygiène, sécurité, accessibilité) et mettre en place les formations nécessaires.

• Contribuer aux démarches RSE internes (recyclage, réduction des déchets, initiatives éco-responsables).

• Piloter le budget des services généraux et identifier et mettre en œuvre des actions d’amélioration continue (optimisation des coûts, standardisation des procédures, digitalisation).

Support Directions et événements internes

• Assurer la préparation et la coordination des temps forts collectifs : kick-offs, séminaires, afterworks, journées d’intégration.

• Assurer la logistique des salles de réunion et des pauses petit-déjeuner et déjeuner lors des séminaires et événements internes (réservations, équipements, coordination sur site).

• Piloter les prestataires événementiels pour garantir la qualité et la réussite des événements.

Le profil que nous cherchons

Votre parcours

• Formation Bac+2 minimum

• Expérience confirmée en hôtellerie, événementiel ou office management

• Bonne maîtrise du suivi budgétaire, contractuel et de la coordination de prestataires

• Forte appétence pour l’opérationnel, le terrain et l’amélioration continue

Vos qualités

• Sens du service et qualités relationnelles hors normes : sourire, écoute, disponibilité. C’est un prérequis essentiel de ce poste.

• Organisé·e, rigoureux·se et autonome : vous gérez de multiples priorités en parallèle sans jamais perdre en qualité.

• Proactif·ve, réactif·ve et pragmatique : vous êtes une véritable force de proposition pour améliorer le quotidien des équipes. Une qualité déterminante dans ce rôle.

• Fiable, discret·e et professionnel·le , notamment dans le support à la Direction.

Pourquoi nous rejoindre ?

Rejoindre Spartes, c’est évoluer au sein d’un cabinet en pleine croissance, qui valorise la progression, la confiance et l’intelligence collective : un environnement dynamique où vos compétences comme votre impact peuvent grandir chaque jour.

Vous occuperez un rôle transverse clé, au cœur du fonctionnement de l’entreprise, avec une grande autonomie dans l’organisation de vos missions et des interactions quotidiennes avec l’ensemble des équipes et la Direction.

Avantages

• Well Pass pour le sport et mutuelle premium partiellement prise en charge

• Prime de vacances après un an d'ancienneté, ainsi qu'un dispositif d'intéressement représentant 3 à 6 % du salaire brut annuel (sous conditions de déclenchement)

• Titres-restaurant

• Rémunération : 35 à 40 k€ + variable

Processus de recrutement

Entretien avec le Responsable Recrutement

Entretien avec la Chargée RH

Entretien avec la DRH

Proposition finale

Chez Spartes, nous valorisons toutes les singularités et plaçons l’égalité des chances au centre de nos pratiques. Toutes les candidatures sont étudiées sur la base de compétences professionnelles.

Nous sommes attentifs aux besoins spécifiques et nous engageons à proposer les aménagements nécessaires pour garantir une expérience candidat et collaborateur inclusive.

Envie de relever de nouveaux défis dans un environnement en pleine croissance ?

Rejoignez Spartes !