Gestionnaire administratif de formation F/H (réf. FDL2)

Poste

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions.

Fonctions : Gestionnaire administratif-ve de formation F/H
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J

CDD de 6 mois.

Rattaché.e à la responsable du pôle gestion, le ou la gestionnaire formation participe activement à l'organisation et au déploiement d'actions de formation à destination de l'ensemble des personnels de Sorbonne Université.

Missions principales :

Préparer et organiser les sessions de formation au niveau administratif et logistique

Organiser les formations

• Saisie des inscriptions : création des sessions dans le logiciel, réception et traitement des demandes, inscriptions des demandes dans les formations correspondantes, suivi des volumes d'inscriptions
• Réservation des salles, installation logistique des lieux des formations (ordinateur, vidéoprojecteur, paper board, …), ouverture en présentiel de la session de formation ou à distance
• Envoi des convocations par mail,
• Suivi des conventions de formation et échanges avec les prestataires,
• Lien avec le service financier pour les engagements financiers
• Évaluation des sessions
• Saisie des présences et envoi des attestations de présence
• Accueil des stagiaires, des formateurs et des intervenants extérieurs.
• Diffusion des informations en relation avec l'activité de formation auprès de la communauté

Échanger avec les organismes de formations pour la planification en lien avec les besoins de l'établissement

Veiller au bon déroulement des sessions de formation et être l'interlocuteur privilégié des agents et du formateur tout au long de la session de formation

Gérer et suivre la boite mail partagée du service

Gérer quotidiennement le système d'inscription dématérialisé

Profil

Connaissances transversales requises :

• Connaissance de l'environnement professionnel, de l'organisation de la Fonction publique, de l'Enseignement supérieur et de l'université
• Connaissance des métiers de la fonction publique et en particulier les métiers de la recherche et de l'enseignement supérieur

Savoir-faire :

• Avoir le sens de l'organisation et de la planification
• Maîtriser les outils bureautiques et avoir une agilité avec les outils informatiques
• Posséder de bonnes qualités rédactionnelles
• Savoir collecter, exploiter les informations et alimenter la base de données propre à la formation
• Savoir informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Savoir travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

Savoir-être :

• Faire preuve d'autonomie, de réactivité et de disponibilité
• Savoir respecter la confidentialité des informations et des données, faire preuve de discrétion
• Faire preuve de rigueur, d'anticipation et avoir le sens de l'organisation
• Savoir travailler en équipe, sens relationnel
• Avoir le sens du contact et des relations humaines
• Être polyvalent-e et posséder des capacités d'adaptation