Office Manager F/H

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Paris
CDI
Dès que possible

VALIUZ : QUI SOMMES-NOUS ?

Valiuz a pour mission d’accélérer la transformation des retailers grâce à la data et à l’IA afin de répondre aux enjeux des nouveaux codes du commerce. Fort d'une alliance de 18 entreprises prestigieuses et d'une connaissance client inégalée en France, Valiuz propose des solutions et services dédiés au retail. Ces solutions permettent aux équipes métiers de valoriser leurs données et d'adopter une approche data-driven pour relever les défis stratégiques et opérationnels d'un commerce compétitif, adaptée aux nouveaux modes de vie et aux enjeux environnementaux.

Présent en France, en Italie, en Pologne et en Espagne, Valiuz connecte les marques aux consommateurs au moment de leurs achats, online et offline, grâce à son offre Retail Media omnicanale et omnimarché couvrant l'ensemble du parcours client, du profiling à l'activation on-site, off-site, in-store et CRM, en passant par la mesure de performance. Valiuz permet aux annonceurs de valoriser leurs produits et d'optimiser leurs investissements publicitaires, offrant ainsi une expérience d'achat personnalisée et renforçant la relation entre les marques, les retailers et les consommateurs.

En chiffres :

Fondée en 2019 | + de 350 collaborateurs | Présence dans 5 pays 

QUELLE SERA VOTRE MISSION EN TANT QUE QU'OFFICE MANAGER ?

Vous jouerez un rôle clé en tant que facilitateur dans la gestion des bureaux parisiens, avec des responsabilités variées permettant d'assurer la fluidité du fonctionnement quotidien de ces bureaux.

Dans ce cadre, vos responsabilités incluront notamment :

1. Services généraux et cadre de travail

• Supervision des moyens et des locaux parisiens :

  • Gestion des espaces de travail (aménagement, cadre de vie, approvisionnement)

  • Gestion des prestataires (fournisseurs, maintenance, etc.)

  • Gestion du courrier et des colis

  • Mise en place et écritures de process pour optimiser les services généraux

• Gestion administrative et financière

  • Suivi des commandes et de la facturation

  • Aide à la préparation des budgets services généraux

2. Coordination et organisation

• Anticiper les évènements clés et contribuer activement à leur tenue (communication, organisation, accueil)

• Être le garant.e de l’organisation et de l'équilibre de l’agenda et des réunions en fonction des priorités d’entreprise

• Organiser la logistique des déplacements lors d’events d’entreprise ou de demandes spécifiques

3. Gestion de tâches administratives

• Être un véritable support sur les responsabilités administratives en fonction des priorités d’entreprises (prise de contacts, suivi administratif, traitement des sollicitations…)
  

1. Gestion de l’accueil

• Être porteur des valeurs de notre collectif dès l’accueil dans nos bureaux.

• Assurer l’accueil et l’accompagnement “de qualité” des visiteurs dans le respect des procédures de sécurité Valiuz

• Être facilitant.e pour l’accueil des nouveaux collaborateurs dans nos bureaux.

• Faciliter les services associés (courrier, colis, livraison des repas, prêt de badges…)

• Mettre en place des supports de communication pour les sollicitations extérieures ou internes selon les besoins.

• Être facilitant.e dans la mise en œuvre d’actions collectives (organisation d’events, projets liés à la qualité de vie au travail…)
  

1. Gestion des espaces commun

• Veiller à la fluidité et au respect des réservations et utilisations des espaces collectifs (salles, cafétéria..)

• Assurer un cadre de travail optimal pour les collaborateurs (propreté et matériel mis à disposition dans les salles de réunion, cuisine, cafétéria, espaces de bureaux…)

• Traiter en temps réel les demandes urgentes de services (besoin de fournitures, des denrées type café et thé, …)

• Collaborer avec le responsable IT pour les badges des collaborateurs et les accès sécurisés et l’informer des problématiques de matériel en salles de réunion

• Gérer les besoins et les demandes de commandes diverses

QUI RECHERCHONS-NOUS ?

Nous sommes à la recherche d'un(e) profil ayant une expérience en tant qu'office manager, assistant.e de gestion, ou sur un poste similaire.

Votre profil matchera parfaitement à notre environnement si vous vous reconnaissez dans les éléments suivants : 

• Vous avez déjà eu l'occasion de travailler au contact de nombreux interlocuteurs, internes comme externes

• Vous aimez assurer la fluidité opérationnelle et l'excellence d'un cadre de travail

• Vous êtes reconnu.e pour votre rigueur, votre organisation et votre sens de la priorisation.

• Vous disposez d'une grande capacité à faire appliquer les règles de vie et les process internes en alliant fermeté opérationnelle et diplomatie, garantissant ainsi un cadre de travail structuré et harmonieux pour tous.

• Vous êtes capable déjà de mettre en oeuvre des compétences de coordination (logistique, événementiels, voyage etc)

Votre sens du service et de l'accueil sont vos atouts au quotidien.

POURQUOI NOUS REJOINDRE ?

Rejoindre Valiuz, c'est :

• Intégrer une entreprise en forte croissance avec des ambitions européennes.

• Travailler dans un environnement innovant et stimulant .

• Participer à une aventure humaine et technologique passionnante.

• Bénéficier d'avantages en lien avec ce qui vous motive : télétravail, accès à des formations, journée engagée etc 

Si vous êtes passionné par la data et le retail média et que vous recherchez un nouveau challenge, rejoignez-nous pour construire l'avenir du commerce data-driven !

COMMENT REJOINDRE L'AVENTURE VALIUZ ?

Après avoir postulé à cette annonce, nos équipes étudieront votre candidature. Les profils les plus pertinents pourront être recontactés afin de comprendre votre parcours et votre recherche. 
Si nos ambitions matchent, nous lancerons le process de recrutement, généralement composé des étapes suivantes : 

• Un échange de découverte avec votre futur manager

• Un rendez-vous d'approfondissement avec un membre de l'équipe managériale 

• Une rencontre pour finaliser le process avec une personne de l'équipe RH 

Ce process est susceptible d'évoluer selon les besoins spécifiques de chaque recrutement. 

Notre entreprise s'engage en faveur de la diversité et de l'inclusion. Nous sommes handi-accueillants et étudions avec le plus grand soin toutes les candidatures. 

A très vite !