Secrétaire logistique F/H

Description de l'entreprise

La Fondation l’Élan Retrouvé spécialisée dans le secteur de la santé et plus précisément dans le sanitaire et le médico-social compte aujourd’hui 44 établissements en France et plus de 1000 salariés. Elle a pour objectif de favoriser la réinsertion et la réadaptation des malades et handicapés psychiques.

Description du poste

La Fondation recherche un secrétaire logistique (H/F) à temps plein en CDI.

Le poste est basé dans le 9ème arrondissement de Paris.

Sous la responsabilité de l'Adjoint de Direction en charge de la logistque, la personne recrutée sera en charge de :

- Tâches logistiques

1) Pour fournitures de bureau :

• Reçoit les demandes des services ;
• Distribue les fournitures ;
• Effectue les commandes auprès des fournisseurs ;
• Assure le contrôle des livraisons.

2) Pour les produits d'entretien :

• Enregistre les demandes et assure la gestion des stocks ;
• Effectue les commandes auprès des fournisseurs ;
• Assure le contrôle des livraisons.

- Dossiers assurances : (en cas d’absence de sa collègue ou en complément):

• Rédige les courriers de déclaration de sinistres ;
• Suit les dossiers de remboursement, par informatique et papier ;
• Rédige les courriers de relance et de réclamation.

- Assure le suivi et mise à jour du classeur rouge de sécurité et du registre de sécurité

- Assure le suivi et mise à jour du registre des données utiles

- Assure le suivi et la mise à jour des listes informatiques de suivi des dossiers logistiques

- Assure les emplois du temps et les congés

- Gère les appels téléphoniques :

• réponse aux demandes d'information,
• restitution détaillée des messages

- Dossiers en cours :

• Relance les dossiers en attente (Ex : commande en cours, documents divers en attente)

- Assure les petites urgences logistiques : Suivi des interventions des prestataires : vérification des interventions prévues à dates fixes (ex : ascenseur, chaufferie), rappel des prestataires si manquement, appel aux prestataires en cas de problème ;

- Rédige les courriers divers, transmets les documents.

Rémunération :

La rémunération est fixée par la CCN51 et varie selon l'ancienneté acquise.

Statut

Non cadre

Autres avantages :

CSE - Primes semestrielles - Ticket restaurant ou cantine .

Profil recherché

SAVOIR-FAIRE

- Savoir trouver les informations nécessaires à sa fonction ou à de nouvelles situations

- Maîtriser les règles de présentation et de transmission du courrier administratif;

- Maîtriser les techniques bureautique et informatique ;

- Vérifier l’orthographe et l’application des règles grammaticales ;

- Communiquer avec les divers interlocuteurs ;

- Se tenir informé de l’évolution des réglementations et des nouvelles techniques dans son domaine ;

- Respecter la confidentialité des informations traitées ;

- Travailler en collaboration avec l’ensemble de catégories professionnelles de la Fondation ;

- Faire preuve de polyvalence dans les tâches demandées.

SAVOIR-ETRE

- Etre capable de communiquer oralement et de retransmettre les informations ;

- Etre apte à communiquer à l’écrit (rédaction de comptes-rendus de réunions, lettres)

- Etre autonome et prendre des initiatives ;

- Etre apte à réaliser son travail dans le délai fixé : savoir anticiper, planifier et hiérarchiser les urgences ;

- Etre ouvert et à l’écoute.

Réf: ed9714cd-7874-47dd-b1f4-21cd0bc150ed