Assistant(e) Administratif(ve) H/F

À propos de nous

GR Education est un centre de formation spécialisé dans les métiers de l'accueil et de la relation clients. Nous proposons deux types de programmes de formation :

1. Formation Qualifiante : Préparation au Certificat de Qualification Professionnelle (CQP) de Chargé d'Accueil.

1. Formation Continue : Modules spécialisés dans l'accueil, la relation clients, et la performance commerciale.

Notre mission est de former des professionnels compétents et de contribuer à l'amélioration continue des compétences dans ces domaines.

Missions

En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve), vous jouerez un rôle central dans la gestion administrative et logistique du centre de formation. Sous la responsabilité du Directeur du centre de formation, vous aurez également la charge du suivi administratif des apprenants en lien avec leurs entreprises d’accueil.

Les missions présentées ci-dessous sont non exhaustives et pourront évoluer en fonction des besoins de l’activité, des projets de développement et des priorités de GR Education :

1. Gestion Administrative Générale :

• Assurer l'accueil téléphonique et physique des apprenants, formateurs et partenaires.

• Gérer les inscriptions des apprenants et leur dossier administratif (contrats, conventions, financements).

• Assurer la préparation, l’envoi et le suivi des documents administratifs (convocations, attestations, certificats).

1. Suivi des Apprenants en Entreprise :

• Assurer la liaison administrative avec les entreprises d’accueil des apprenants.

• Suivre les présences et absences des apprenants, et informer les entreprises d'accueil en cas de besoin.

• Gérer les conventions de stage et s'assurer du bon déroulement administratif des périodes en entreprise.

• Maintenir à jour les fichiers de suivi des apprenants, en collaboration avec les entreprises d’accueil.

1. Support Logistique :

• Organiser les sessions de formation : réservation des salles, commande de matériel, impression des supports pédagogiques.

• Gérer les fournitures de bureau et le matériel nécessaire au bon déroulement des formations.

• Assurer le suivi et la gestion des relations avec les fournisseurs.

• Assurer le suivi du bon fonctionnement et de l’approvisionnement des distributeurs

1. Gestion des Relations Apprenants :

• Être le point de contact privilégié pour les apprenants en ce qui concerne les questions administratives et organisationnelles.

• Participer activement à la satisfaction des apprenants en veillant à la qualité de l'accueil et à la fluidité des informations transmises.

Profil Recherché

• Formation : Bac+2 minimum en gestion administrative, assistanat de direction ou équivalent.

• Expérience : Expérience de 2 ans minimum dans un poste similaire, idéalement dans le secteur de la formation ou de l’éducation.

• Compétences Techniques :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).

• Connaissance des logiciels de gestion de la formation est un plus.

• Compétences Comportementales :

• Excellent sens de l’organisation et rigueur administrative.

• Aisance relationnelle, avec un fort sens de l’accueil et du service.

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser.

• Esprit d’initiative et autonomie.

Avantages Entreprise

• Participation active au développement d'un centre de formation en pleine expansion.

• Environnement de travail collaboratif et dynamique.

• Opportunités d'évolution au sein de l'organisation.

• Ticket Restaurant (Pluxee) de 9,30€ par jour travaillé

• Mutuelle entreprise

• Prise en charge du Passe Navigo à 50%

Date de Prise de Poste : Dès que possible

Processus de recrutement

• Un premier échange téléphonique afin de définir vos souhaits professionnels et de valider l'adéquation avec le poste proposé,

• Un entretien présentiel dans les locaux de GR Education pour vous présenter les enjeux et les contours du poste, ainsi que pour découvrir nos locaux et nos équipes,

• Un processus simple, clair et transparent : vous êtes informé(e) à chaque étape de votre candidature.

GR Education est un employeur qui prône la diversité et l'inclusion. Toutes les candidatures seront considérées sans distinction d'âge, de sexe, d'origine, ou de situation de handicap. Conditions

• Type de contrat : CDI (Contrat à Durée Indéterminée), 35 heures hebdomadaires,

• Horaires: du lundi au vendredi

• Rémunération : 2100 € brut par mois