ALTERNANCE ASSISTANT.E DE DIRECTION H/F
Poste ouvert aux personnes en situation de handicap.Le.la candidat.e devra assurer les tâches suivantes sous la supervision de son tuteur et du directeur du département:
- Gestion de l'agenda du directeur (organisation des réunions et rendez-vous, modifications, réservation des salles…).
- Planification et organisation de diverses réunions : réservation des salles de réunion, équipements audiovisuels et pauses café.
- Mise en forme et envoi de courriers divers.
- Organisation des missions : rédaction des ordres de mission, réservation des billets d'avion/train, demande de visas.
- Relais de l'information entre les managers et l'équipe.
- Conception, mise en place et animation de la mise à jour d'une documentation informatique et papier (organigramme, trombinoscope, lettres de mission, procédures internes, livret d'accueil, tableau de présence).
- Prise de notes lors des réunions et diffusion des comptes rendus.
- Accueil des nouveaux collaborateurs : Demande de badge ; installation du poste de travail ; demande de mobilier ; mise à jour des fichiers.
- Gestion des bureaux et des déménagements.
- Gestion des bons de commande avec les services supports, prestataires, fournisseurs et interlocuteurs externes.
- Commande des fournitures.
- Gestion des sollicitations téléphoniques.Qui recherchons nous ?
- un très bon sens de l'organisation et une grande rigueur (savoir prioriser les tâches et gérer plusieurs activités en parallèle, assurer une bonne gestion de son temps, etc.)
- une bonne capacité à gérer des agendas avec proactivité (anticiper les priorités, éviter les conflits de planning)
- une bonne aptitude rédactionnelle et pour la prise de note
- une maitrise des logiciels du pack Office (Word, Excel, Powerpoint)
- un bon sens de l'écoute et de la communication écrite et orale
- avoir de bonnes capacités relationnelles et l'esprit d'équipe pour assurer un dialogue fluide au sein de l'équipe, avec les autres département de l'AFD et avec les partenaires externes
- Savoir faire preuve d'autonomie, de prise d'initiative et proposer des solutions
- un niveau courant d'anglais (équivalent B2) serait un plus
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