Assistant.e éxécutif.ve

Secteur

Architecture

Description de l'entreprise/de l'organisme

À propos de nous :

Lina Ghotmeh — Architecture est une agence de design et de recherche primée, basée à Paris, avec des projets en Europe, au Moyen-Orient, en Asie et au Royaume-Uni. Guidés par notre philosophie de « l’Archéologie du Futur », nous allions innovation, durabilité et profondeur culturelle dans chacun de nos projets.

Description du poste

Aperçu du poste :

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Exécutif(ve) hautement organisé(e), discret(ète) et proactif(ve) pour accompagner la directrice. Vous gérerez son emploi du temps quotidien, coordonnerez ses déplacements et événements, et serez l’interface principale entre la directrice, notre équipe et les partenaires externes.
Principales responsabilités :

• Gestion de l’agenda et des emails : Coordination de l’agenda complet de la directrice, filtrage des demandes de rendez-vous et priorisation de la correspondance en français et en anglais.
• Voyages & logistique : Organisation d’itinéraires de voyage internationaux complexes, gestion des visas, hébergements et logistique sur place.
• Communication : Rédaction et relecture d’emails, de présentations et de notes de briefing ; gestion des appels entrants et accueil des visiteurs ; gestion des demandes presse et événements.
• Coordination d’événements : Organisation de réunions clients, d’événements du studio et d’apparitions publiques (conférences, expositions, remises de prix).
• Support administratif : Gestion des notes de frais, validation des factures, classement et commandes de fournitures de bureau.
• Interface & recherche : Interface avec les clients, consultants, galeries et institutions ; réalisation de recherches ponctuelles selon les besoins.
• Confidentialité & discrétion : Maintien du plus haut niveau de confidentialité sur tous les sujets.

Ce poste pourra s’étendre / évoluer vers des responsabilités de office management et des missions transversales, à discuter lors de l’entretien.

Description du profil recherché

Profil recherché :
• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps, avec un grand souci du détail.
• Bilingue français / anglais (oral et écrit).
• Excellentes compétences en communication et relationnel ; aisance au téléphone et dans la correspondance professionnelle.
• Fort esprit d’initiative et de résolution de problèmes : capacité à anticiper les besoins et à gérer des priorités concurrentes.
• Maîtrise avancée de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et aisance avec l’apprentissage de nouveaux outils (ex. YouTrack, Slack).
• Discrétion, fiabilité, empathie et capacité à évoluer dans un environnement international dynamique.
• Autorisation de travailler en France ; déplacements occasionnels.

Description de l'expérience recherchée

• Minimum 3 ans d’expérience en tant qu’Assistant(e) Personnel(le) ou Exécutif(ve), idéalement dans l’architecture, le design ou un domaine créatif. Les profils issus d’autres secteurs transversaux (presse, galeries, design etc.) sont également les bienvenus s’ils sont capables de s’adapter à ce poste.