ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE RH (H/F)

Présentation de l'entreprise

Présentation de l’entreprise

AD Consultem, expert reconnu depuis plus de 20 ans, est le leader en France dans la mobilisation des aides publiques liées aux ressources humaines, à la formation et à l'externalisation de la formation. Nous intervenons également sur les dispositifs de mobilisation d'aides publiques aux entreprises (Implantation, Export, etc).

Nous accompagnons nos clients de manière opérationnelle dans la gestion administrative des dispositifs d’aides au recrutement, de l’identification des opportunités jusqu’à l’extinction des versements. Grâce à une expertise pointue et une parfaite maîtrise des mécanismes publics, nous permettons à nos clients de sécuriser et d’optimiser l’obtention de ces aides, tout en allégeant leurs ressources internes.

Nous apportons à nos clients un accompagnement personnalisé ainsi qu’une gestion administrative et financière rigoureuse de leurs dossiers.

Nous aspirons à simplifier l’accès aux aides et subventions, en déchargeant les entreprises de la complexité administrative pour leur permettre de se concentrer pleinement sur leur cœur de métier.

Rejoindre nos équipes, c’est avant tout partager nos valeurs fondatrices :

• Le respect du client,
• La fiabilité et l’éthique professionnelle,
• La loyauté.

Présentation du poste

Descriptif des missions

Relations avec les clients et les organismes publics

· Création et constitution des dossiers de demande de subvention (dans le domaine des ressources humaines et de la formation).

· Collecte, vérification et organisation des pièces administratives nécessaires à la complétude des dossiers.

· Suivi administratif des demandes de subvention pour les formations (en lien avec les ressources humaines).

· Réponse aux sollicitations des clients concernant l’état d’avancement des dossiers (appels entrants et sortants).

· Relance proactive des parties prenantes (clients, partenaires, organismes publics pour l’obtention de documents manquants, signatures, ou compléments d'information).

· Mise à jour régulière des tableaux de bord internes.

· Veille rigoureuse au respect des délais pour l’envoi et la constitution complète des dossiers, afin d'assurer leur traitement dans les temps impartis.

Qualité et contrôle

· Vérification de la cohérence et de la complétude des informations saisies dans les tableaux de bord et les outils de reporting internes.

· Contrôle de la bonne réception des documents transmis par les différents interlocuteurs internes et externes.

· Garantie de la qualité et de la clarté des communications écrites : lettres, e-mails, reportings, conventions, CERFA, etc.

· Animation de points hebdomadaires (briefings) avec la direction pour faire le point sur : L’évolution des dossiers en cours : Les informations prioritaires à connaître ; Les points de vigilance éventuels.

Savoir-Être

- Aisance à l’oral

- Rigueur rédactionnelle

- Capacité à travailler en autonomie

- Esprit d’équipe

- Sens du service client

- Discrétion et respect de la confidentialité

- Maintien d’une attitude calme et constructive en situation de tension

Savoir-Faire

- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Pack Office)

- Mise à jour régulière des tableaux de bord RH

- Connaissance de la réglementation en vigueur (notamment en lien avec les dispositifs de formation et d’emploi)

- Rédaction de documents administratifs et professionnels

Profil recherché

Vous êtes une personne organisée, rigoureuse et dotée d’un excellent sens du service. Autonome tout en appréciant le travail en équipe, vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les délais impartis. Vous faites preuve d’une grande aisance relationnelle, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit, et êtes capable de communiquer avec des interlocuteurs variés (clients, organismes publics, partenaires institutionnels…).

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack Office) et disposez de solides compétences en gestion administrative. Une connaissance des dispositifs de financement de la formation et de l’emploi est fortement appréciée.

Doté(e) d’une grande discrétion et du sens de la confidentialité, vous êtes à l’aise dans un environnement exigeant et savez faire preuve de réactivité face aux imprévus. Votre rigueur, votre esprit d’analyse et votre capacité à prioriser les tâches sont des atouts indispensables pour réussir dans ce poste.

Niveau et spécialité d’études : Formation de niveau Bac +3 minimum dans le domaine des ressources humaines ( diplôme obtenu obligatoirement )

Type de contrat : CDI à temps plein

Date de début : Dès que possible

Rémunération : 26 à 30 k€

Avantages :

• Chèques déjeuner

• Prise en charge à 50 % du titre de transport

• Mutuelle d’entreprise

Évolution possible : Chargé(e) de Gestion RH, Chargé(e) de Formation, Assistant(e) de Formation.