Secrétaire de direction - CDI (H/F)

Secrétaire de direction - CDI (H/F) REF1859P

Dans le cadre du renforcement de la modernisation des processus de secrétariat, le poste de Secrétaire de direction vise à assurer la gestion quotidienne du secrétariat, du courrier et de la planification des réunions, tout en intégrant les nouveaux outils numériques et d’intelligence artificielle pour automatiser les tâches répétitives et optimiser la qualité des livrables.

Vos missions

1. Gestion du secrétariat et du courrier
   • Assurer la réception, le tri et la diffusion du courrier entrant et sortant.
   • Rédiger, mettre en forme et archiver les courriers et documents administratifs.
   • Suivi documentaire.
   • Gérer les appels, les courriels et les demandes internes/externe avec professionnalisme.
2. Appui à la direction dans l’organisation quotidienne
   • Gérer les plannings, les agendas et la planification des réunions.
   • Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et déplacements.
   • Mettre à jour les tableaux de bord et supports administratifs.
3. Automatisation et usage avancé des outils numériques
   • Utiliser les outils bureautiques et collaboratifs (Office 365, Google Workspace, etc.).
   • Exploiter les fonctionnalités d’IA et d’assistants numériques (ex : Copilot, ChatGPT, etc.) pour :
     • Générer des trames de réponse automatiques.
     • Concevoir des modèles de présentation et de documents.
     • Mettre à jour et automatiser les tableaux de suivi (Excel/Sheets).
     • Gérer des modèles de comptes rendus et leur diffusion automatisée.
4. Suivi et traitement post-réunion
   • Élaborer et finaliser les comptes rendus de réunion à partir de trames générées automatiquement.
   • Superviser l’envoi automatisé des comptes rendus et documents de suivi aux participants.
   • Garantir la cohérence et la qualité des informations diffusées.

Profil:

Techniques :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.)
• Bonne connaissance des outils collaboratifs et de gestion documentaire
• Capacité à utiliser et paramétrer des outils d’automatisation / IA (Copilote, outils de transcription, etc.)
• Connaissances solides en rédaction administrative et présentation de documents

Organisationnelles et relationnelles :

• Rigueur, confidentialité et sens de l’organisation
• Réactivité et autonomie
• Capacité à prioriser et à anticiper
• Bon relationnel et sens du service

Groupe Hospitalier Paris Saint Joseph LES HOPITAUX PARIS SAINT-JOSEPH ET MARIE-LANNELONGUE RECRUTENT : Parce que vous placez le patient au cœur de votre engagement, votre expertise et votre enthousiasme nous intéressent, rejoignez le plus important groupe hospitalier privé à but non lucratif de France ! Vous : - Partagez nos valeurs : sens de l’accueil, éthique, professionnalisme et esprit d’équipe - Placez les patients au cœur de vos engagements - Êtes prêt à innover Notre avenir ensemble Le modèle du privé à but non lucratif vous attire ? Rejoignez les hôpitaux Paris Saint-Joseph et Marie-Lannelongue, et engagez-vous dans une démarche professionnelle où le patient et l’éthique sont au cœur de la pratique médicale. Vous souhaitez évoluer, vous former et vous épanouir ? Nous vous offrons une organisation de travail adaptée, un programme d’intégration, une politique de formation soutenue, de réelles opportunités de mobilités internes et de parcours professionnel au sein de nos deux sites. Vous avez envie d’être acteur d’une organisation innovante ? Participez à des travaux d’équipes au rayonnement mondial, et inscrivez-vous dans notre démarche au service du patient. Alors… Qu’attendez-vous pour nous rejoindre ?Premier établissement de santé privé d’intérêt collectif (ESPIC) de France, les Hôpitaux Paris Saint-Joseph (Paris 14) & Marie-Lannelongue (Le Plessis-Robinson 92) sont rattachés à la Fondation Hôpital Paris Saint-Joseph. Notre dynamique d’excellence est largement reconnue : - Classement parmi les 100 meilleurs hôpitaux au monde - Un engagement fort dans l’innovation et la recherche concrétisé par notre partenariat avec les universités Paris Cité et Paris Saclay. - La certification HAS, mention "Haute Qualité des Soins" (98% de conformité au référentiel) Nos Hôpitaux offrent une gamme complète de soins médicaux, chirurgicaux, obstétriques et urgences pour répondre aux attentes de nos patients, sans aucun dépassement d’honoraires et offrent à nos collaborateurs un large choix de spécialisations et évolutions possibles : 960 lits et places 29 salles de bloc opératoire 1 robot chirurgical 8 salles d’endoscopie 2 salles hybrides 8 salles d’imagerie : 5 scanners, 4 IRM, 1EOS, 1 tepscan, 2 gamma caméras 11 salles de naissance dont 2 salles de césariennes 1 laboratoire de biologie médicale et d’anatomopathologie 1 laboratoire de microbiologie Découvrez nos pôles d’excellence : Hôpital Paris Saint-Joseph : Hôpital Marie-Lannelongue : CDI