Adjoint.e à la responsable administrative et financiere

Secteur

Culturel

Description de l'entreprise/de l'organisme

Fondation privée reconnue d’utilité publique créée en 2003, la Fondation Giacometti a pour mission d’assurer la protection, la diffusion et le rayonnement de l’œuvre d’Alberto Giacometti dont elle possède la plus grande collection au monde.

Les équipes de la Fondation Giacometti sont réparties sur deux sites : les bureaux au siège de la Fondation, et l’Institut Giacometti où se déroulent les expositions et activités à destination des publics.

Description du poste

Rattaché(e) à la Responsable Administrative et Financière (RAF), et totalement investi(e) dans vos missions au quotidien, vous assistez la RAF dans la gestion de la Fondation sur le plan administratif, comptable, fiscal, en lien étroit avec le cabinet d’expertise comptable mandaté par la Fondation pour la tenue de ses comptes et l’élaboration de ses paies et déclaration sociales.

Vous participez, avec la RAF, à diverses réunions de la Fondation, et accompagnez la RAF dans certains travaux d’études ou d’analyse notamment en matière financière ou RH.

Vous accompagnez la RAF dans la structuration et l’évolution des procédures de contrôle interne de la fondation, notamment en matière de suivi budgétaire et comptable.

Vous prenez également en charge, sous la supervision de la RAF, la gestion d’une partie des services généraux, notamment en matière informatique et immobilière.

Vous assurez un suivi budgétaire et comptable quotidien des dépenses de la Fondation :
- Vous réceptionnez et contrôlez les factures fournisseurs ;
- Vous transmettez les factures au cabinet comptable, et pré-saisissez les virements fournisseurs ;
- Vous assurez le suivi des prélèvements et dépenses de cartes bancaires, et en assurez la centralisation des justificatifs.

Vous assurez un suivi des produits de la Fondation :
- Vous préparez les factures émises par la Fondation pour contrôle de la RAF ;
- Vous participez aux points réguliers de suivi des créances clients avec la RAF et les équipes de la Fondation ;
- Vous réalisez, ponctuellement, des analyses ou récapitulatifs des produits de la Fondation.

Vous êtes partie prenante des travaux budgétaires :
- Vous assistez la RAF dans la préparation des budgets prévisionnels de la Fondation ;
- Vous réalisez ponctuellement certaines études utiles aux travaux de construction du budget ;
- Vous participez aux travaux de situations périodiques assurées par le cabinet comptable.

Volet services généraux et gestion des grands contrats :
- Vous suivez les devis et interventions pour les travaux (de façon directe pour le siège de la Fondation et, pour le
site de l’Institut Giacometti, en lien avec les équipes sur place) ;
- Vous assurez l’interface avec le prestataire d’infogérance de la Fondation ;
- Vous suivez les achats de matériel informatique de la Fondation et le parc matériel ;
- Vous suivez les contrats fournisseurs et prestataires de maintenance pour les deux sites de la Fondation
(sécurité, nettoyage, incendie, téléphonie, internet, etc.) et contrôlez leur bonne exécution ;
- Vous assistez la RAF dans le pilotage du processus d’achat.

Description du profil recherché

- Capable de travailler en autonomie, vous faites preuve d’une grande rigueur et d’une forte réactivité.
- Vous maîtrisez l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.
- Vous savez travailler dans le respect de délais contraints.
- Vous faites preuve d’un très bon relationnel qui vous permet de travailler en équipe, avec de nombreux interlocuteurs, dans une logique de flexibilité et d’adaptabilité.

Description de l'expérience recherchée

De formation minimum BAC+3 en gestion/finance/comptabilité, vous justifiez d’une expérience minimale de trois ans, dans le domaine administratif, financier ou comptable. Une expérience au sein d’une organisation relevant du secteur culturel ou associatif, a fortiori dans une structure de taille comparable, serait un plus.