Assistant.e Administratif.ve (Services Commerciaux )

Job Description

Nous sommes à la recherche d'un/.e Assistant.e Administratif./ve pour intégrer notre nos services commerciaux, ayant déjà une expérience dans une structure associative, éducative ou touristique.

Vos missions:
1/SUIVI ADMINISTRATIF DES SEJOURS

• Réception et traitement des demandes (devis, inscriptions, contrats) Gestion autonome de la clientèle individuelle (inscriptions, suivi de dossiers, facturation.
• Constitution, suivi et mise à jour des dossiers clients
• Gestion des inscriptions individuelles (inscriptions, suivi de dossiers, facturation.)
• Suivi des dossiers administratifs en lien avec les services
• Suivi et traitement des déclarations assurance, sinistres, réclamations
• Suivi et traitement des frais médicaux
• Réception, traitement et orientation des demandes vers les services
• Placement : Suivi des dossiers et mise à jour du tableau de suivi
• Suivi des effectifs, des besoins spécifiques et des pièces administratives
• Coordination avec les prestataires : hébergements, transports, animations, etc.
• Mise à jour des dossiers INSPECTION ACADEMIQUE
• Enregistrement et suivi des contrats, factures et relances client

2/COMMUNICATION

• Création de support de communication (flyer etc.)
• Mise à jour de documents de communication en lien avec les centres
• Préparation de documents commerciaux et réponses aux appels d'offres

3/SUIVI FINANCIER

• Suivi des paiements, relances
• Préparation de documents pour la comptabilité

4/ADMINSITRATIF / LOGISTIQUE

• Gestion du courrier entrant/sortant et des fournitures
• Classement, archivage et organisation des documents administratifs
• Mise à jour des tableaux de bord et supports administratifs transverses
• Participation à l'organisation logistique d'événements ou temps forts internes
• Appui à la gestion matérielle et administrative du siège
• Gestion de la boite mail contact

Votre profil:
Formation de niveau Bac à Bac +2 en administration, gestion, secrétariat, (type BTS Assistant de gestion, DUT GEA.).​​​​
Expérience souhaitée de 5 ans sur un poste similaire, idéalement dans une structure associative, éducative ou touristique.
Une bonne connaissance du secteur des séjours collectifs, de l'éducation populaire ou du tourisme social serait un atout

Compétences Métier :

• Maîtrise des outils Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) ou d'autres logiciels similaires
• Maitrise des procédures administratives (assurances, inspection académique)
• Gérer et suivre des dossiers administratifs et clients individuel
• Traiter des devis, inscriptions, et factures
• Assurer le suivi des paiements et des relances clients
• Rédiger des courriers, comptes rendus et supports administratifs clairs et précis
• Coordonner différents interlocuteurs (prestataires, clients, services internes
• Organiser, classer et archiver les documents de façon méthodique

Compétences Comportementales:

• Rigueur et sens de l'organisation
• Sens du service et de l'accueil
• Esprit d'équipe et collaboration
• Réactivité et adaptabilité
• Bon relationnel et communication claire
• Polyvalence

Vos conditions de travail :
Type de contrat : CDD
Début du contrat : septembre - mars
Rémuneration:

• Salaire de base 2 184.99€ (coefficient 305 groupe D)
• Prime grenelle : 39,00€ brut mensuel

Rémuneration brute mensuelle globale : 2 223,99€
Lieu du poste : En présentiel Paris ,déplacement à prévoir en France et en ile de France

AVANTAGES :
Repos supplémentaires : 21 jours /an
Complémentaire santé AXA, prise en charge entreprise 70%
Prise en charge forfaitaire abonnement sportif